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本日の昼頃に、弊社事務所から歩いて数分の場所にある相模原中央病院にて、5人目となる新型コロナウイルスの感染者が確認されました。
参考記事:感染経路不明…なぜ5人に 相模原の病院、対策委設置へ | 社会 | カナロコ by 神奈川新聞

そのため、弊社では新型コロナウイルスへの対策として「テレワーク」の導入を始めました。
テレワークの導入は初めてなので、本当に社内の仕事が回るのかどうか不安でしたが、弊社の業務内容と相性が良かったこともあり、滞りなく仕事が進んでいます。

今回は、弊社で実際に仕事を回している「テレワーク」の方法についてご紹介いたします。

そもそもテレワークって何…?

ざっくりと説明すると「ネットを使って場所や時間にとらわれずに働く」ことを「テレワーク」と呼びます。

詳しい説明は下記サイトで綺麗にまとまっていますので、興味のある方は読んでみてください。

工場や飲食店など、業務内容が場所に依存する業種に関してはテレワークの実現は難しそうですが、弊社のようにパソコンを使った業務が多い場合は下記の三つの方法が決まっていれば実現は可能です。

  • リアルタイムで繋がる連絡手段
  • ファイルの受け渡し方法
  • 各々の仕事を把握する方法

上記に関して、弊社で実際に活用しているツールと使い方をご説明いたします。

リアルタイムで繋がる連絡手段

リアルタイムで繋がる通信手段

リアルタイムの連絡手段として下記のツールを活用しています。

詳しい使い方は各サイトに掲載されていますので、そちらをご覧ください。

弊社では各ツールを下記にように使っています。

Google ハングアウト

  • 社内連絡用に活用。
  • 基本的には従業員のみを登録して、パソコン・スマホの両方で確認できるようにする。
  • スマホへの通知も有効にすることで、緊急時も対応できるようにする。
  • 既読の際にはアイコンが表示されるため、担当者が読んでいるかどうかの確認をして対応を決められる。
  • 画像ファイルの添付が可能なので、簡単な指示書であれば画像を貼り付けて共有する。
  • ビデオチャットが可能なので、カメラとマイクを使って打ち合わせを行う。
  • ビデオチャットでパソコン画面の共有が可能なので、画面をキャプチャしながら打ち合わせを行う。

Chatwork

  • お客様との連絡に活用。
  • お客様との簡単なファイルの共有をする。
  • お客様とタスクの共有をする。
  • 画像ファイルの添付が可能なので、簡単な指示書であれば画像を貼り付けて共有する。
  • ビデオチャットが可能なので、カメラとマイクを使って打ち合わせを行う。
  • ビデオチャットでパソコン画面の共有が可能なので、画面をキャプチャしながら打ち合わせを行う。

おおまかな使い分けとして、ハングアウトは社内連絡用、Chatworkはお客様連絡用として使い分けています。

ツールを導入する条件として必須なのが「登録が簡単」「連絡がいつでも受け取れる」「簡単なファイルの共有ができる」という3点になります。

これらのツールを使うことで、どこにいても連絡が取れますし、お客様との打ち合わせや簡単なファイルの共有も可能となります。

ファイルの受け渡し方法

ファイル共有

ファイルの受け渡し方法として、下記のツールを活用しています。

弊社では各ツールを下記にように使っています。

Google ドライブ

  • 社内のファイル共有に活用。
  • 画像データに限らず、様々な形式のファイルを共有する。
  • 基本的には容量の少ないデータを格納する。
  • 議事録の作成や共有したい表計算の資料は、Google ドキュメントやスプレッドシートを使って共有する

Dropbox

  • お客様とのファイル共有に活用。
  • 画像データに限らず、様々な形式のファイルを共有する。

ギガファイル便

  • 従業員・お客様の両方に活用。
  • 動画ファイルなどの容量の大きいデータを共有する。

こちらも連絡手段と同じく、社内用・お客様用・両方といった括りで各種ツールを活用しています。

ファイル共有のツールとして重要なのは「簡単に使える」「ファイルがいつでも受け取れる」「ファイルの閲覧権限が変更できる(またはパスワードが付けられる)」という部分になります。

基本的には公にできないファイルのやり取りになるので、他の人が見られない状態にできることが最低条件となります。

各々の仕事を把握する方法

タスク管理

各々の仕事を把握する方法として、下記のツールを活用しています。

弊社では各ツールを下記にように使っています。

Trello

  • 社内のタスク管理用に活用。
  • 社内の全タスクを登録して、従業員全員が確認できるようにする。
  • 各作業のステータスがいつでもわかるように管理する。
  • 各従業員の負荷が早期に発見できるようにする。
  • 指示書などの簡単な画像ファイルはタスクと一緒に添付して共有する。

Google カレンダー

  • 各従業員の出勤・休暇の状況や作業場所を把握する。
  • 打ち合わせスペースの確保や各社員の戻り予定などを把握する。

お客様とのタスク管理はChatworkやメール、電話でのやりとりがメインになりますので、ここでは社内のタスク管理のみに絞って使っているツールを記載しました。

タスクの管理で必要なのは「簡単に使える」「簡単なファイルのやり取りができる」「閲覧権限が変更できる」「いつでも見られる」という部分になります。

 

このようにして、弊社では様々なツールを活用して仕事に必要な情報を全社員が共有しています。

やや機能が重複しているツールもありますが、用途を明確にすることで従業員が作業を行う上で「〇〇をするときは××を見ればわかる」という状態を整える事で、どこにいてもパソコン1台あれば作業ができるようにしています。

様々なツールを使って複雑な事をやっているように見えますが、全てのツールがトレーニングがいらない程に操作が簡単なので、慣れてくると席を立つことなく、誰にも話しかけずに作業が完結してしまう事もあります。

このようにして、作業者が迷うことなく作業ができる環境を整える事で、テレワークが実現できるようになります。

便利なツールを使うことで「テレワーク」は実現可能になります

色々と書きましたが、弊社がテレワークを短期間で実現した大きな要因は「仕事に役立つ便利なツールを知っていたこと」にあります。

小さな事務所ですので、各々の作業者は明確に作業が分かれておらず、作業を兼任することが多いです。
そのような状態でうまく仕事を回すには、各々の作業だけでなく全体の作業を把握する事が大事になります。

そういった環境で仕事をするためには、様々な便利ツールに頼る必要がありました。

ハングアウトやTrelloは業務を円滑に回すために必要なツールとして導入しましたが、それがテレワークの為のトレーニングとなり、実際にテレワークが実施されても従業員は迷うことなく作業ができるような環境になっていました。

ハングアウトなどの便利なツールを使うことで、様々な事象に対応した「働き方」ができるのが現代なのだと、今回の件を通じて強く感じました。

「備えあれば患いなし」とは少し違うかもしれませんが、便利なツールを知っているという「備え」があることで、テレワークのような働き方が短期間で実現できるようになりました。

我々のようなネットの動きに敏感な業種は、一般の方々よりも便利なツールを知っていますので、いろんな人に便利な方法を広めていくことも大事な使命の一つなのかもしれませんね。

ではまた!

 

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網干 裕介

網干 裕介

Webサイト制作の際に活用するJavaScript、PHP等のプログラム関係を担当しています。過去にはC、C++、C#等を活用したソフトウェア開発も行っていました。小難しい記事を書くことが多いのですが、本人はそこまで小難しい性格……じゃなければ良いなぁと思ってます!

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