記事の詳細

こんにちは。

本日は以前

「グーグルスプレッドシートで特定のシートのみ共有させたい!IMPORTRANGEを使用し共有する方法」

という記事を書きました。
下記リンクをご覧ください。

グーグルスプレッドシートで特定のシートのみ共有させたい!IMPORTRANGEを使用し共有する方法
こんにちは。今日はGoogleスプレッドシートネタです。最近インクループでは、Googleスプレッドシートを使う事が多くなってきています。以前は「Excelの方が使いやすい」...

今回はこの上級編です。

IMPORTRANGEのみとQUERYを使った時の違い

IMPORTRANGEのみの場合

シートを共有する際、共有したくない情報がある場合があります。
Step1では共有したくない情報を除いた情報を掲載する為のシートを作成します。
Step2でStep1で作成したシートに情報を抜粋し記載をします。
Step3で共有用のファイルにIMPORTRANGEを使用し、別ファイルに出力をします。

IMPORTRANGE+QUERYの場合


IMPORTRANGEとQUERYが使えると、「共有してもいいシート」を別途作る必要はありません。
共有したくない情報をQUERYを使って相手には見せないようにする事が可能になります。

QUERYの使い方

Googleのページを見ると、

QUERY(データ,クエリ,[見出し])となっています。
※[]は省略可

データは「クエリを実行したいセルの範囲」を指定します。
クエリはそのままで実行したいクエリを記載します。
※見出しは今回特に必要はないので省略します。

それでは実際にやっていきましょう。

表示したいセル範囲の指定

下図のような家計簿があるとします。

N1のセルに=Query(G1:L8)という式を入れました。

このクエリを実行しますと下図のようになります。

N1~S8まで出力しました。
これはクエリを実行したい範囲(自分のお財布からSuicaの1,136円までの表)を表示しただけなので、そのまま指定したセルの範囲を表示させます。

表示させたい列の指定

続いて、表示する範囲のセルを選択したいと思います。
表示するテーブルは自分のお財布と銀行A、銀行B、Suicaだけ表示させます。

=QUERY(G1:L8,“select G,H,I,L”)
という式を入れます。

このQueryの式を実行しますと下図のようになります。

「G1からL8の範囲内を指定し、selectで自分のお財布、銀行A、銀行B、Suicaのみ表示する」という式になっています。

これで、へそくりAとBを表示しない方法ができました。

さらに表示する条件を指定する

次はデータを抽出します。
銀行B(=I列)が50万円未満の金額を抽出する場合です。

=QUERY(G1:L8,“select G,H,I,L where I<500000”)

この式を実行しますと下図のようになります。

銀行Bが50万円未満のデータが抽出されています。

これでQUERYの使い方がなんとなくわかってきたと思います。
もうイメージが付いている方もいるのではないでしょうか。
次はいよいよ本番で、IMPORTRANGEとQUERYを使って特定のシートのみ共有させる方法です。

 

IMPORTRANGEとQUERYを使って特定のシートのみ共有

まず、準備するものは、「実際に入力する用のファイル」と「共有用のファイル」です。

【実際に入力する用のファイル】

へそくりの項目は見せたくないですよね。

【共有用のファイル】

先ほどのクエリを使って表示をするのは、こちらのファイルになります。

へそくりA、Bを相手には見せないように、「共有用ファイル」に表示させましょう。
式は下記のようになります。

=QUERY(IMPORTRANGE(“実際に入力する用のファイルのURL”,”シート名!A:L”),”select Col1,Col2,Col3,Col4,Col5,Col6,Col7,Col8,Col9,Col12 Where Col2!=’へそくりA’ And Col2!=’へそくりB'”)
※URLは実際に入力する用ファイルのGoogleスプレッドシートのURL(https:~editまでのURL)を記載します。

 

この式は

「セルの範囲をIMPORTRANGEを使って【実際に入力する用のファイル】を表示するようにし、Selectで列A~IとL(へそくりA、へそくりB以外の列)を表示、B列でへそくりA、へそくりB以外のものを表示する」

という式になっています。

実際に実行をしますと下図のようになります。

J列とK列、5行目と6行目にあった、へそくりA、へそくりBに該当しているものが表示されていません。
IMPORTRANGEを使う事で、特定のシートの共有。
QUERYを使う事で表示させたい部分、させたくない部分を選択し自由に表示させる事ができるようになります。

 

別のファイルを参照する場合、列指定の方法が変化する。

お気づきの方もいるかと思いますが、先ほどQueryの時は、A列B列とアルファベットで指定していましたが、今回Col1、Col2としました。
IMPORTRANGEを使ってファイルをまたがる場合、A列やB列という指定ではERRORになってしまうので、Queryの列指定には「Col」を使用するようにしましょう。
※表記は最初の「C」は大文字、「ol」は小文字で記載しましょう。

 

おわりに

今回、家計簿を例に使いましたが、非常に便利です。
特に、夫婦や同棲しているカップルなど、複数の人で1つのお財布や銀行を管理しているところにはとても役立ちます。
Googleスプレッドシートはアプリでも提供されているので、外出先で入力も可です。
ぜひ利用してみてはいかがでしょうか。

 

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田中 優樹

田中 優樹

価値あるコンテンツ制作部インクループ株式会社
助成金、社内事務、イベント運営と、製作部隊ではなく裏方作業担当の田中です(^^♪ 助成金は「自分達で調べ申請する」シリーズで作成しています。 やりたい事色々。相模原を盛り上げたい!世界と日本をつなぎたい!!以上!!

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