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こんにちは。

今日はGoogleスプレッドシートネタです。
最近インクループでは、Googleスプレッドシートを使う事が多くなってきています。
以前は「Excelの方が使いやすい」と思っていましたが、スプレッドシートの割合が高くなってきました。

なぜ、Googleスプレッドシートを使うことが多くなってきたか、というと…

共有が簡単!

Excelでも共有はできますが、特定のシートのみの共有はかなりめんどくさいです。

共有機能において「スプレッドシートの1番の強みなのではないか」と個人的に思っています。

Excelの方が使いやすいと思うところもまだまだありますけれど、Excelの機能がそのままスプレッドシートでできたら、Googleスプレッドシートに移行するのではないでしょうか。

「えっ!?…スプレッドシートってこんなことできるの!!」

という機能なので、覚えておくとよいと思います。

 

Excelとスプレッドシートの違い

簡単にExcelとスプレッドシートの違いです。

大きく異なるのは、赤枠で囲っています「URL」があります。
スプレッドシートはネットワーク上で管理されます。
※今回このURLはキーワードになります。
このURLがあるから今回のテクニックが使えます。

Excelは有料ですが、スプレッドシートはGoogleアカウント(無料)を持っていれば誰でも使用できます。

 

スプレッドシートでシートのみ共有するための準備

それでは本題のシートのみの共有方法です。

準備するものは2つのスプレッドシートです。

  • 共有したいシート
  • 共有する用のスプレッドシート(別ファイル)

そして、この関数を使います。

IMPORTRANGE()

イメージとしては下図のような感じです。

「別のファイルに「共有してもいいシート」の情報を送る」

です。

※2018年6月11日追記
2018年6月10日までは男性側の矢印が「編集」となっておりました。
「IMPORTRANGE」から情報を引っ張ってきている部分はあくまで、共有してもいいシートを参照していますので編集はできません。
「IMPORTRANGE」で参照している場所以外は編集が可能となりますので、一部編集可という表記に修正してあります。

一部編集可につきましては、このあとに「IMPORTRANGEで指定していない部分は編集する事ができる。」で加筆していますので、ご参照くださいませ。

たぬ様コメントありがとうございました。
誤解を招く表現となっており申し訳ございませんでした。

 

それでは一つずつ説明をしていきます。

今回は自分がスプレッドシートで家計簿をつけているので、家計簿形式で説明します。

まず下図のように、「共有してもいいシート」を作成しておきます。

※もちろんシート名はなんでも良いです。

まず、「共有したくないシート」ですが、こちらは色々な情報が入っているシートになります。

そしてもう一つのシート「共有してもいい」シートは下図のようにします。

共有したい部分だけ記載しておきます。

へそくりは隠しておきたいので、「共有してもいいシート」では「へそくり」を除外して記入しておきます。

これで共有の準備が整いましたので、もう一つ別のファイルを作成しておきます。

このファイルが、共有用のファイルになります。

IMPORTRANGEを使ってシートを共有する

共有用のファイルに下記関数を記載します。

スプレッドシートのURLではhttps:~editまでのURLをコピーします。

,(カンマ)で区切り次に共有したいシートを記載します。

“シート名!セル範囲”です。

実際に入力すると下記のような感じになります。

入力する際の注意点としては、URLも範囲の文字列それぞれ「””」(ダブルクォーテーション)で囲みます。

 

※罫線や背景色などはリセットされてしまうので、必要であれば再設定をして下さい。

 

IMPORTRANGEで指定していない部分は編集する事ができる。

先ほど「スプレッドシートでシートのみ共有するための準備」にある図で「一部編集可」と記載を致しましたが、その説明を致します。

今回共有するシートを”共有してもいい!A1:E2″と指定しています。
共有用ファイルはA1にIMPORTRANGEしていますので、A1:E2の範囲が「共有してもいいシート」から参照します。

A1:E2の範囲以外のところは編集が可能となります。
下図は例です。
IMPORTRANGEで情報を参照しているセルA1:E2は編集ができません。
A1:E2以外(オレンジ色)の部分は編集可能となります。
IMPORTRANGEから参照した値を計算する事も可能です。

 

今回はたまたま「共有してもいいシート」も「共有用ファイル」もA1から始まっていましたが、IMPORTRANGEはセルをA1に合わせなくても使う事ができます。
その際は、編集可能場所も変わりますので、ご注意下さいませ。

下図はB1でIMPORTRANGEをした場合になります。
開始セルが変りますと編集可能部分も変わります。

うまく使えると本当に便利ですね。

 

IMPORTRANGEの結果が「#REF!」になってしまう人は「アクセス許可」を忘れていない?

下図のように「#REF!」になってしまった人は「アクセス許可」をしてあげましょう!

#REF!のセルにカーソルをあてると、吹き出しが出てきます。
そして、「アクセス許可」ボタンをクリックしてあげれば、共有できるようになると思います。

 

おわりに

いかがでしたでしょうか。

ExcelにはExcelのよさがあり、スプレッドシートにはスプレッドシートの良さがあります。

上手に使い分けるとより、かなり便利になります。

次回は少し上級のQUERYとの組み合わせた共有方法です。

見せたくないレコードを予め表示しないようにする事ができます。

少しだけ式が複雑ですが、かなり便利ですよ!
下記リンクからQUERYとIMPORTRANGEを組み合わせた共有方法です。
よろしければこちらもご覧くださいませ!

【上級編】グーグルスプレッドシートで特定のシートのみ共有させたい!QUERYとIMPORTRANGEを使用し共有する方法
こんにちは。本日は以前「グーグルスプレッドシートで特定のシートのみ共有させたい!IMPORTRANGEを使用し共有する方法」という記事を書きました。下記リンクをご覧くだ...

それではまたインクループのブログでお待ちしております。

 

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田中 優樹

田中 優樹

価値あるコンテンツ制作部インクループ株式会社
助成金、社内事務、イベント運営と、製作部隊ではなく裏方作業担当の田中です(^^♪ 助成金は「自分達で調べ申請する」シリーズで作成しています。 やりたい事色々。相模原を盛り上げたい!世界と日本をつなぎたい!!以上!!

ほかの投稿も読んでみませんか?

  1. 田中さん、こんにちは

    スプレッドシートである特定のシートだけ共有したいなと思って、この記事にたどり着きました。
    1つだけ質問させてください。

    —————————-
    IMPORTRANGEを使って、共有用のファイルを作成するのはわかりました。
    A:元ファイル
    B:共有用シート
    しかし、A→BにIMPORTRANGEした場合、その範囲は閲覧は出来ますが、編集できませんよね。(※IMPORTRANGEによって元データの値が常に更新されるため)
    閲覧者に誤解を与えてしまうと思うので、画像の修正をお願いします。
    もし、IMPORTRANGEを使って、共有した範囲も編集できるようであればご教示ください。
    —————————-

    以上、よろしくお願いします。

    • インクループ株式会社
      • インクループ株式会社
      • 2018年 6月 11日

      たぬ様

      初めまして
      インクループ株式会社の田中です。

      ブログにコメントを頂きましてありがとうございます。
      また、誤解を招く表記となってしまっており申し訳ございませんでした。

      たぬ様がおっしゃるとおり、IMPORTRANGEで参照している部分は編集する事ができません。
      編集できる場所としてはIMPORTRANGEで参照していない部分が編集できるのですが、表記上シート全体を編集できるように見えるので表現の仕方が不適切でした。

      今回の場合参照元のセルA1:E2の範囲、5(W)×2(H)のセル分以外のセルは編集する事ができますので、
      一部編集可という表記に修正させて頂きました。

      コメントを頂きありがとうございました!
      また、弊社ブログにお立ち寄りくださいませ!

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