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こんにちは。
今日はExcelのオートフィルがテーマです。

Excelを使っていて、アルファベットにオートフィルをかけてみた経験はないでしょうか?
オートフィルがかからないことを不思議に思ったかもしれません。
日にちや時間はオートフィルで連続入力できますが、アルファベットの「A」~「Z」はオートフィルを使って入力することができないのです。


今日のブログでは、

オートフィルで連続入力できないアルファベットを、ユーザー設定でできるようにする方法

をお伝えいたします!

 

データのルール(規則)に沿って自動で入力する機能「オートフィル」

“オートフィル”という名前は聞いたことがなくても、使用したことのある人は多いと思います。
カレンダーの日付、時間、曜日などを連続してセルに入力する際はとても便利な機能で、Excelでオートフィルといえば、SUM関数並みに使用する頻度が高いと言っていいかもしれません。

今回は曜日の入力を例にオートフィルの説明をします。
「月曜日」~「日曜日」まで連続して入力する場合、まず初めのセルに「月曜日」と入力します。
(今回は以下の通りB3セルに入力しています)

「月曜日」と入力したセルの下に続いて、「火曜日」「水曜日」…と一つ一つ手入力していくのではなく、オートフィル機能を使って連続入力することで、入力にかかる時間を短縮することができます。

例えば、1文字入力するのに0.5秒かかるとします。
「火曜日」は3文字ですので1.5秒かかります。
「日曜日」までは6つの曜日がありますので、1.5秒×6つ=9秒かかる計算となります。

オートフィルを使用すると、1秒以内で「日曜日」まで入力することができます。

日付のように1日~31日まで連続して入力する際など、データが多ければ多いほど、より入力にかかる時間短縮をすることができます。
Excelでは使用する機会の多い機能なので、ぜひ覚えておきましょう。

 

オートフィルの使い方

オートフィルの使い方はとても簡単です。
オートフィルをしたいセルの右下に■のマークがありますのでカーソルを■に合わせます。
※■のことをフィルハンドルと言います。

下図のようにカーソルが+字になっているとオートフィルをかける準備ができています。

+字の状態でクリックし、データを表示させたいところまでドラッグするだけです。

たったこれだけで、連続データが入力できます。

 

オートフィルを使って連続したデータを入力することができるもの

下記がオートフィルで連続したデータを入力することができるものです。

  • 第1四半期、第2四半期、第3四半期、第4四半期
  • 1月、2月、3月、4月、5月、6月、7月、8月、9月、10月、11月、12月
  • 睦月、如月、弥生、卯月、皐月、水無月、文月、葉月、長月、神無月、霜月、師走
  • 子、丑、寅、卯、辰、巳、午、未、申、酉、戌、亥
  • 甲、乙、丙、丁、戊、己、庚、辛、壬、癸

この他にも日付や時間などもオートフィルで、連続したデータを入力することができます。

 

なぜ、連続したデータで入力できるものとできないものがあるのか。

上記のように干支などはオートフィルできるのに、よく使いそうなアルファベット「A」~「Z」はオートフィルできません。

その詳細は、Excelのオプションにある「ユーザー設定リスト」から確認することできます。

「ファイル」タブ > オプション > 詳細設定 > 全般の項目の中に「ユーザー設定リストの編集」にあります。

クリックしますと、ユーザー設定のリストが表示されます。

ユーザー設定リストにあるものがオートフィルで連続したデータを入力できるものになります。
※日付や時刻など一部のものはリストになくても連続したデータを入力できるものもあります。

Excelのデフォルトの設定では、ユーザー設定リストにアルファベット「A」~「Z」のルール(規則)が登録されていないためオートフィルでの入力ができないというわけです。

新しく「A」~「Z」のルールをユーザー設定リストに登録することで、オートフィルを使って連続したデータを入力することができるようになります。
次のセクションでは「A」~「Z」までのデータを入力するルールを作り方をお伝えします。
この方法を知ることでオートフィルを使って、オリジナルの連続したデータを入力することができるようになります。

 

オリジナルの連続したデータを入力するルールを作ろう!

上記で説明したユーザー設定リストに、「A」~「Z」までの連続したデータを入力するルールを作ってみたいと思います。
リストの項目にカンマ区切り(,)もしくは改行で登録したいルール(規則)を入力します。
今回「A」~「Z」を入力しますので、下図のようになります。

右の追加ボタンをクリックします。

ユーザー設定リストに「A」~「Z」までのアルファベットが登録されます。

OKボタンをクリックして設定は完了です。
(詳細設定もOKボタンをクリックして閉じます。)

 

「A」~「Z」の連続したデータをオートフィルで入力できるか確認

セルB2に「A」を入力します。

アルファベットは26文字なので、B27までオートフィルをかけてみます。

「A」~「Z」までオートフィルで入力することができました。

 

おわりに

今回は、アルファベット「A」~「Z」をオートフィルを使って入力できるように登録しましたが、「あいうえお…」、「北海道、青森県…」なども登録をすることが可能です。

ユーザー設定に登録したルール(規則)に沿って入力することができます。

ぜひ、活用してみてください。

 

今回お伝えしたオートフィル機能の他にも、実務で役立つExcel機能を、弊社が運営している『パソコン教室』で学ぶことができます。

  • 基礎からじっくり学びたい!
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という方も大歓迎ですので相模原市立産業会館 パソコン&プログラミング教室までお問い合わせくださいませ。

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田中 優樹

田中 優樹

価値あるコンテンツ制作部インクループ株式会社
助成金、社内事務、イベント運営と、製作部隊ではなく裏方作業担当の田中です(^^♪ 助成金は「自分達で調べ申請する」シリーズで作成しています。 やりたい事色々。相模原を盛り上げたい!世界と日本をつなぎたい!!以上!!

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