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こんにちは。木曜ブログ担当の吉見です。

本日もWordを始めたばかりの初心者の方や、Wordを昔使っていたけどやり方を忘れてしまった!といった方に、手間なく簡単に役立つWordの基礎や小ネタをお届けしたいと思います。

Word文書を作成する際に企業に送付するための送付状であったり、相手先に送る書類を作成する際に必要な「挨拶文」って、季節ごとに文章が変わったりしますよね。毎回調べるのも面倒…というときに役立つ、季節ごとに選べる挨拶文を活用できる記事の紹介です。

→Wordネタが増えてきました!初心者の方にお役立ちのWord記事一覧

季節ごとに変わる挨拶文

挨拶文は、ビジネス文書などで本文を始める前にあるのが一般的ですが、なぜ挨拶文が必要なのでしょうか?

ビジネス文書は、本文が一番伝えたいことですよね。ですが、それだけを伝えようとすると、味気ない文書になってしまいます。挨拶文は、「クッション」がわりとして、心のゆとりやちょっとした気配りを伝えるために使われているのです。季節を感じさせる挨拶文を記載することで、より丁寧に作られた文書であると相手に感じてもらえる可能性があるため、季節を交えた挨拶文を使う方が多いそうです。

 

季節の挨拶文が【不要】なビジネス文書とは?

ビジネス文書には挨拶文を入れるのが一般的と上記でも紹介しましたが、不要な(記載しない方がいい)場合もあります。

・お詫びの手紙
お詫びをしないといけないときに、季節の挨拶を入れてしまうと逆効果になってしまいます。まずはお詫びが先、季節の挨拶を考えている時間があることに相手の怒りがさらに増幅してしまう可能性があるので注意が必要です。

・報告書
報告書は報告すべきことを早く相手に伝えるほうが先なので、ここでも季節の挨拶は記載しない方がいいでしょう。

・見積書、領収書、請求書
相手方と内容の確認が必要なビジネス文書です。こういった文書は、文書の内容にフォーカスが当たることから挨拶文は入れないことが一般的です。

季節の挨拶文が【必要】なビジネス文書とは?

ではどんなときに挨拶文が必要なビジネス文書があるのでしょうか?

例えば、「案内文」などが季節の挨拶文が必要とされている場合が多くあります。
相手が知りたいと思う内容かどうかよりも、こちらが知らせたい内容を記載した文書などの際に使われるケースが多いです。

事務所の移転や、役員の変更、イベントの案内などに季節の挨拶文を記載することが多くあります。

Word文書を作成するときに選べる季節の挨拶文

ビジネス文書などを作成する際に、挨拶文をインターネットなどで検索して使い分けることがあり、ネットで「ビジネス文書 挨拶文」などキーワードを打ちこむと、たくさんの挨拶文が出てきます。

たくさんありすぎてわからない!季節にはどれを使えばいいの?
と多くのインターネットの情報から、そう感じる方もいるかもしれません。

Wordでビジネス文書を作るにあたって、インターネットで検索せずに季節ごとの挨拶文が簡単に選べます。
ぜひ簡単なので活用してみてくださいね。

Wordで選べる季節の挨拶文テンプレート

Wordのメニューツールより、「差し込み文書」をクリックします。

 
Wordで季節の挨拶文

 
「挨拶文」をクリックします。

 
Wordで季節の挨拶文

 
「挨拶文」をクリックすると、

  • あいさつ文の挿入
  • 起こし言葉(さて、ところで…など)
  • 結び言葉(文の最後に挿入する言葉)

が表示されます。

 
Wordで季節の挨拶文

 
今回は挨拶文の紹介なので、「あいさつ文の挿入」をクリックします。
すると、月ごとに選べる文書が表示され、様々な季節の挨拶文を選択して文書にそのまま使うことができます。
組み合わせることで、様々なパターンを作ることができますので、文書を出す相手によって挨拶文を変えることができます。

 
Wordで季節の挨拶文

 
試しにこんな挨拶文を作ってみました。
選ぶだけなので簡単便利です。ぜひ挨拶文に迷った際は活用してみてくださいね(^^)/

 
Wordで季節の挨拶文

 

初心者向けのWordの使い方ならこちらをご覧ください

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吉見 千香
WEBデザイン職業訓練校卒の新米WEBデザイナー。一児のママで毎日育児に奮闘しながらWEBデザインとマーケティング、SEOについて学んでます。日々壁にぶち当たりながらレベルアップ中!

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