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Excelで印刷をするとなぜ文字が切れる?

Excelでは画面上はセル内にピッタリ収まっている文字が印刷をするとなぜか溢れてしまったり切れてしまったり、、、Excelで文字が印刷されない現象が起こります。

今までExcelで1,000以上の書類を作成してきた経験から

「Excelの文字切れ問題を9割解決してきた」

厳選技を5つご紹介したいと思います。
いつものとおり図解入りで≪わかりやすさ日本一≫を目指して解説していきますので、じっくり試してみてください (^_-)-☆

  1. 列幅の自動調整
  2. 縮小して全体を表示
  3. 折り返して全体を表示する
  4. セルの最後に改行を入れる
  5. 「MS Pゴシック」ではなく「MS ゴシック」を使う


厳選技① 列幅の自動調整

例えば、下図のように画面ではセルA1の文字列がしっかり表示されているのに、印刷プレビューにすると切れてしまうということがよくあります(-_-)

【画面表示】

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【印刷プレビュー】

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このようなときの最も基本的かつ簡単な解決方法は列幅の自動調整です。

列幅の自動調整を使うと、 列幅をセル内の文字列の長さに合わせて自動で調整してくれます。とっても便利な機能です。

列幅が変更されてしまうのが欠点ですが、列幅が変わってもOK!ということであれば、これだけでほぼ解決です。

【操作方法】

列見出しのAとBの境界線をダブルクリックします。

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このとおり、少しだけ幅が広がりました。

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厳選技② 縮小して全体を表示

セル内の文字列を列幅に合わせて自動で縮小してくれる便利な機能です。
「列幅を少しでも広げてしまうと紙からはみ出して用紙が2枚になってしまう・・・」など、列幅の変更はしたくないときに使います。

【操作方法】

セルA1をクリックします。

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[ホーム]タブをクリックし、下図のボタンをクリックします。

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[縮小して全体を表示する]をクリックしてチェックをONにします。

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列幅に合わせてセルA1の文字が縮小されました。

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注意点は、2~3文字程度はみ出してしまう場合にはとても有効ですが、10文字以上ゴーカイにはみ出すようなケースでは、文字が小さくなりすぎてしまい、字が読めない・・・という事態に陥いることです。

厳選技③ 折り返して全体を表示する

セル内の文字列を列幅に合わせて自動で折り返してれる便利な機能です。
「列幅を変更したくない!文字サイズも縮小したくない!」このような場合は複数行に折り返すしかありません。

【操作方法】

セルA1をクリックします。

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[ホーム]タブをクリックし[折り返して全体を表示する]をクリックします。

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列幅に合わせて文字列が折り返されました。

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文字列を複数行に折り返している場合は、行の高さに注意をしてください!

画面ではセルA1の文字列がしっかり表示されておりますが、印刷プレビューにすると下側が切れてしまいます。

【画面表示】

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【印刷プレビュー】

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そんな問題を解決するには以下の厳選技④、⑤をお試しください!

厳選技④ セルの最後に改行を入れる

セル内に複数行に折り返して文字が入力されている場合、1行余分に改行をします。

【操作方法】

セルA1をクリックし、F2キーを押します。
最後の文字の後ろにカーソル(点滅する棒)が表示されます。

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Alt + Enterキーでセル内で改行をして、再度Enterキーを押します。
余分な行が追加されました。

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セルA1をクリックします。
[ホーム]タブをクリックし[上揃え]ボタンをクリックします。

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上揃えとは、セル内で文字列を上に揃える機能です。見た目はあまり変わりませんが、これをやらないと印刷時に下側が切れてしまう可能性が高いです。

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番外編 複数のセルに余分な改行を一括で入れる方法

ウラ技的なテクニックです。
(表示形式を設定するため、正確には”入力”ではありませんが。)

【操作方法】

セルA1~A2をドラッグして範囲選択します。

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[ホーム]タブをクリックし、下図のボタンをクリックします。

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[ユーザー定義]をクリックし[種類]の欄に「@」を入力した後 Ctrl + J キーを押します。
[OK]ボタンをクリックします。

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改行が入力された状態と同じ表示になりました。

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厳選技⑤ 「MS Pゴシック」ではなく「MS ゴシック」を使う

「MS Pゴシック」の”P”はプロポーショナルの略で文字によって幅が違います。

  • 「う」などの幅の狭い文字は狭く
  • 「あ」などの幅の広い文字は広く

「MS ゴシック」のように”P”が付かないフォントは固定ピッチと言い、どの文字も幅が同じです。
比べてみると下図のようになり、幅の違いがわかります。

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フォントを「MS Pゴシック」から「MS ゴシック」に変更をするだけで、ほぼ見た目どおりに印刷されます。

【画面表示】

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【印刷プレビュー】

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必ず印刷をして確認を!

印刷プレビューでは文字切れしていなくても、実際に印刷をしたら切れている・・・
ということがあります。

必ず印刷をして確認をしてください。経験上、列幅は少し余裕を持たせておくといいですね。

印刷プレビューを一発で呼び出す便利なキーをご紹介!

印刷プレビューは使用頻度の高い機能です。一発で呼び出すキーを覚えておくと作業効率が格段に上がります!

印刷プレビューを表示 → Ctrl + F2 キー

印刷プレビューから戻る → ESC キー

いかがでしたか?
Excelで書類を作成していると誰もが一度はひっかかるのが「文字切れ問題」です。
ぜひ、ご紹介した技を駆使して乗り越えてください!

この記事であなたの課題を解決することができましたか?

疑問点があったり、解決できなかったことがありましたら、お気軽にご相談してください。

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唐澤 章三

唐澤 章三

代表取締役インクループ株式会社
弊社代表。UXデザインの講師を専門学校で務めており、心理学に基づくデザインを実践している。実家が焼肉屋ということもあり、幼い頃からの経験に基づく顧客心理を活用した広告展開、運用を得意とする。

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      • 2016年 3月 29日

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  1. 2016年 4月 17日

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