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こんにちは。三宅です。

「毎日、ブログを書く!」と社内で決まってから満1ヶ月が経過しました。月間10万アクセスが最初の目標であり、次の目標は月間100万アクセスです。私たち、インクループのメンバー全員で必ず達成する目標として共有しています。

さて、「参加することに価値がある会議を作る」シリーズなので、話題をそちらに戻しまして、今回は第2回のテーマ「会議時間を可能な限り短くする」です。

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もし会議の時間がわずか5分なら、会議を面倒だと感じるでしょうか?

第1回の考察として、会議を面倒に感じる理由として「会議の時間と自分が仕事に取り組む時間を比較した場合、自分が仕事をしている方が価値を感じる」という要素を挙げました。

つまり、会議を面倒だと感じる大きな要因は「時間の浪費と感じること」であると言えます。

では、会議の時間がわずか5分で終わる会議であればいかがでしょうか?時間の浪費だと感じる割合は大きく下がるはずです。わずか5分の会議を面倒だと感じるというのであれば、会議の質が相当悪い、またはその社員のモチベーションの問題でしょう。

ここで一つの結論が出ました。

会議は可能な限り短くすべきだということです。

会議を開くための条件が揃っているかどうか事前に確認してみましょう

まず会議を開く前に考えるべきことは「会議をなぜ開くのか?」です。会議とは有限である時間を使うものであり、また会議参加者の時間まで使ってしまうという恐ろしく自己中心的な行為であるという認識をまず持つべきだと考えています。

他人の時間を使ってまで実施しなければならない会議、それはどんな会議でしょうか?

以下の様な点に注意して、いずれかに該当するのであれば会議を開く理由があると言えます。

  1. 単独では決められない要素を含む問題や課題を解決しなければならない
  2. 共有すべき情報があり、それは直接説明をしなければ伝えることが困難である
  3. 共有すべき情報を会議内で報告したほうが効率的で効果的に情報を伝達することができる

これらに該当するのであれば、会議を開く理由となりますが、会議の質に関して、別途守るべき要素があります。

無駄な内容を削ぎ落として、会議でなければできないことだけを会議内で実施する

先にも述べたように会議とは他人の時間を使ってまで実施しなければならない理由が必要です。

ですから、会議の内容は限りなくスリム化されたものでなければなりません。会議の場でなければできないことだけを会議内では実施し、会議の場でなくてもできることは会議外で実施すべきです。例えば、以下の様なことを会議内でしていませんか?

  • 会議内で使用する資料を朗読している
  • 会議の内容を最初から説明している

実際の会議の場ではよくあることだと思いますが、これは完全に時間の無駄です。会議の参加者には事前に資料を配布し、参加者全員が事前に全て内容に目を通しておくべきです。それが本来あるべき会議の姿です。

会議に来てから資料に目を通し始めるという参加者がいるようでしたら、その人間は会議から外してもいいでしょう。事前に目を通しておけば、会議が始まるまでに質問できるような単純な質問が会議内で行われる可能性があります。その質問に要した時間を会議参加者全員のコストに置き直してみると良いでしょう。その質問にそれだけの価値があるでしょうか。

つまり、会議とは予め資料に目を通して、事前に疑問などは払拭された状態で、会議の場でなければできないことだけを実施する場であると言えます。

会議にもコストがかかっているという意識を常に持たなければなりません。

効率的・効果的に会議をする方法は「時間を決めてしまう」ことです

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※出典「100円ショップ日記

効率的な会議を実施する方法は会議の時間を決めてしまうことです。

毎朝の朝礼は5分、週次ミーティングは30分、月次ミーティングは1時間のようにです。それ以上は相当な理由がない限りは延長することはできないというルール作りをしてしまうのです。決められた時間内で会議を終了させることができなければ、ペナルティを感じてしまうほどに厳しく徹底すべきルールとします。

そのような意識付けを行うことで、今回の会議は◯◯分で終わらせなければいけない!という意識が働くようになります。そのようになればどのようにすれば効率的、効果的な会議を実施できるのか?ということを検討するようになります。

会議を早く終わらせるためには事前に資料の配布が必要だし、その資料はしっかりとしたものでなければならない、また会議内で決定事項があるのであれば事前調整も必要など、会議をスリム化する要素が見えてくると思います。

インクループでは会議を行う時にはキッチンタイマーを使用しています。今回の会議は◯◯分で終わらせるというのを事前に決めてから会議に取り組んでいます。急遽実施する打ち合わせであっても、事前に時間を決めてから実施しています。ちなみに朝礼は3分と決まっています。共有すべき情報を3分以内で終わらせるためには全員で話す必要がない個別案件は後で説明するように切り替えるなど、その場で実施すべき内容かどうかを即座に判断する能力が身に付きます。

参加者全員が無駄と感じることのなく、価値を感じるための極限までスリム化した会議を作りましょう

まとめです。

会議とは投資でなければならないと認識すべきです。投資であるからには、将来的な利益を生み出すものでなければなりません。たかが会議に大げさな・・・って思われた方もいらっしゃるかもしれませんが、会議とは本来そうあるべきです。利益を生み出す可能性がない会議、それは何ために行われているものなのでしょうか?

その会議がスケジュール確認の場だとしても、正しく実施されているのであれば、それは将来的な利益の要因です。スケジュールが遅れるということは損失ですからね。

会議参加者全員がこの会議には価値があると感じてくれているだろうか?という課題を会議の度に意識していくことが、その会議が本当に価値を生み出す会議となるための第一歩だと思います。

私自身も頭では会議とは本来こうあるべきだということは分かっているのですが、なかなか価値のある会議を実施するには至っていません。毎日が反省であり、日々改善です。頑張って価値ある会議を開催したいですね!

本日は以上です。

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三宅 崇之

三宅 崇之

取締役/ストックマーケティング事業部長インクループ株式会社
研究大好き。WEBサイトを通し集積したデータを分析することで、現状を正確に把握し、次の一手を生み出すことを目的としたマーケティングを実行し、より良い企画・計画を提案することを得意としています。

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