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こんにちは。

今日は久しぶりの良い天気です。
天気が良いのは気持ちがいいですね!

今日は、先月2018年5月27日(日)にキャンプ淵野辺留保地にてイベントを行いました。
その時に会場となったキャンプ淵野辺留保地を借りるまでの流れです。
下記はイベント開催記事です。

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この場所は相模原市内では数少ない「民間企業でも使用する事ができる広い敷地の場所」です。
「相模原市でイベントを行いたい」「公園じゃなくてもよいのでイベントを行いたい」という方にとって良い情報になると思います。

今回の記事ではこの場所を借りるための手続きの流れを記載していきたいと思います。
この方法以外にもあると思いますが、参考にして頂けましたら幸いです。

 

相模原市の公園でのイベントは簡単には行えない。

今回、キャンプ淵野辺留保地(淵野辺公園多目的広場)をイベント会場とする前に、3つほど別の場所をリストアップしていました。

車の展示がありましたのである程度の広さが求められますので、相模原市内では広い公園の

鹿沼公園、淵野辺公園、麻溝公園

をターゲットにしていました。

しかし、残念ながらこの3つの公園でのイベント開催は相模原市からの許可が出ませんでした。

 

その理由としては

相模原市役所の後援が付いていなかった

からです。
後援とは、「このイベントは相模原市が相模原市のイベントとして認めている」お墨付きのようなものです。

 

相模原市の後援が出なかった理由

相模原市には〇〇課という部署が多くあります。
このどこかの課の後援が必要なので、地域振興課など様々なところに行きました。(全ての部署が後援しているわけではないようです)

しかし、今回のイベントではどの課も後援や協賛になって頂けませんでした。

ここはあくまで分析になりますが、下記3つが該当すると考えています。

  • 民間企業が行っているイベント
  • イベントの開催実績がない
  • 部署(課)の目的にイベントのコンセプトが合致しない

【民間企業が行っている】

根本的に「営利目的禁止」があります。
当初何も知らなかった私たちは、申請をインクループ株式会社で行っていました。
「イベントを開催する事で一民間企業であるインクループがイベントを通じて来場者と接点を持つことで利益を上げてしまう可能性がある」というように見られてしまうようです。

 

【イベントの開催実績がない】

今回行ったHandmade&Art Fair in Spring With Custom Car Festivalは初回開催という事もあり、まだイベントの開催実績がありませんでした。
「最後までイベントをトラブルなく開催する事」や「このイベントを運営する団体がどのような団体なのか」わからないためだと考えています。

後援を取るという事は相模原市の○○課と名前が出るので、それなりの責任が伴います。ですからイベント開催の実績がないと、最後まで責任をもってやり遂げる団体かそうでないのかを判断する材料が少ないので許可を出す事ができなかったのだと考えています。

 

【部署(課)の目的にイベントのコンセプトが合致していない】

相模原市役所内の各部署(課)にそれぞれ後援する目的として「商店街を盛り上げる目的」や「子供の教育分野に力を入れる目的」など部署ごとに目的があります。

今回開催したイベントの目的は「相模原市にある車の事業者の認知度アップ」と「車離れが進む若い人達に車の良さを知ってほしい」、「相模原市に今までにないイベントを開催し、相模原市に多くの方に来てほしい」がありました。
今回はそれぞれの部署で掲げる目的に合致していなかったので、後援が出せなかったと考えています。

 

〇〇公園は公園課 キャンプ淵野辺留保地は土地利用調整課

相模原市にある〇〇公園でのイベント開催は相模原市の後援がとれないと開催する事ができないため、別の場所を探す必要がありました。

今回のイベントは相模原市内での開催を目的にしていたので公園での開催ができないと判った時には愕然としました。
というのも相模原市では車の展示イベントを行えるほどの広さを持っている場所が限られていたためです。
しかし、諦めず何とか開催できる場所を地道に情報収集していました。
そして、今回イベントを行ったキャンプ淵野辺留保地の事を知りました。

キャンプ淵野辺留保地は淵野辺公園と隣接しているので同じく公園課の管轄だと思っていたのですが、実はキャンプ淵野辺留保地は土地利用調整課という別の部署の管轄である事がわかりました。
早速、土地利用調整課にキャンプ淵野辺留保地を借りる事ができるか問い合わせをしご担当者と打合せを行いました。
すると、特に市の後援や協賛を必要とせず借りる事ができることがわかりました。

キャンプ淵野辺留保地は相模原市にある数少ない、広くて民間企業でも借りる事のできる公共の広場です。

今回のように管轄が違う場所でありますのであきらめずに探してよかったです。

 

土地利用調整課に話をする時に準備をするもの

それではここからキャンプ淵野辺留保地でイベントを行うための手続きの流れです。
キャンプ淵野辺留保地は市有地ではなく国有地で、2つ団体によって管理されています。
1つは相模原市土地利用調整課、もう一つは淵野辺公園内に管理事務局の公益財団法人 相模原市まち・みどり公社です。

まず、土地利用調整課に電話をかけ、「キャンプ淵野辺留保地を利用してイベントを行う事を検討している事」を伝えます。
土地利用調整課の電話番号は042-769-8209です。

スケジュールを調整し、土地利用調整課からは持ってきてほしい書類などの説明があるかと思います。

参考に土地利用調整課に持っていった資料を下記に記載します。

  • イベント企画書
  • 収支予算書
  • イベント運営側の組織図と名簿

の3つを持っていきました。

土地利用調整課からまち・みどり公社(淵野辺公園の管理事務局)へと連携を取って頂けます。

後日、自身で淵野辺公園の管理事務局へ問い合わせをし、管理事務局の人達と打合せを行います。
管理事務局の電話番号は042-776-5311です。

 

キャンプ淵野辺留保地でイベントを行うまでの大体の流れ

下記にイベントを行うまでの流れを簡単に記載致します。

土地利用調整課の方とやり取りをするのは、最初にイベントの企画書を提出と、イベント終了後の実績報告書の提出になります。
多くのやりとりは淵野辺公園の管理事務局の方と行います。

今回イベント前日に芝刈りを行う事になったのですが、芝刈りを行ってよいのか。またどこまで芝刈りをしてよいのかなど調整がありました。
キャンプ淵野辺留保地は共用の広場になります。
イベント前後日に「他に利用する団体がいないか」なども確認をするなども必要になります。
様々な調整や確認を管理事務局の方と行いました。
事務局の方には本当にお世話になりました。

 

キャンプ淵野辺留保地でイベントを行うための注意事項

キャンプ淵野辺留保地でイベントを行うためには下記の事が必要になります。

  • 仮設トイレの設置
  • 警備員の配置
  • BBQなどの火気使用の厳禁※キッチンカー等調理は除く
  • 騒音への配慮
  • 会場の使用後は掃除をし、使用前の状態に戻す。

そしてもう一つ、キャンプ淵野辺留保地を借りるのに費用がかかります。
全面借りるのに230,040円(税込)です。※2018年6月19日時点

警備員と仮設トイレを合わせますと、それだけで30万円~40万円はかかります。

 

おわりに

金額面での負担は大きいですが、相模原市内でイベントが行えるほどの広い敷地を探すのはとても大変です。
たくさん面白いイベント開催し、多くの方に相模原市に来ていただきたいですね!

この記事が参考になったら嬉しく思います。

そして、

Handmade&Art Fair in Spring With Custom Car Festivalが来年の春に開催する事が決まりました!

日付は未定です。
今回行なったイベントよりもバージョンアップしますので、楽しみにして頂けると幸いです。

ランタンフェスティバルをやりたいんだけど、Handmade&Art Fairで一緒にできないですか?などのご相談はいつでもWelcomeですので、
info@handmade-art.net
までお問い合わせくださいませ!

 

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田中 優樹

田中 優樹

価値あるコンテンツ制作部インクループ株式会社
助成金、社内事務、イベント運営と、製作部隊ではなく裏方作業担当の田中です(^^♪ 助成金は「自分達で調べ申請する」シリーズで作成しています。 やりたい事色々。相模原を盛り上げたい!世界と日本をつなぎたい!!以上!!

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