こんにちは。
火曜日ブログ担当の田中です。

前回のブログ

「ExcelのDATEDIFを使って日付の計算をして経過日数（勤続年数）を求める方法！」

の続きになります。

今回は

「在職と退職を区別した時の計算」と「DATEDIF関数で陥るエラー対策」

です。

（過去記事は下記画像リンクからどうぞ）

在職と退職を区別した時の計算

前回の続きですが、前回DATEDIFという関数を使って、勤続年数を出しました。

前回の計算式ですと、退職者も管理していた場合

退職しているにも関わらず、勤続年数がカウントされていしまいます。

下の表の社員Aと社員Cは同じ日の1984年4月1日に入社し、Cは2000年の3月31日に退職をしています。
ところが勤続年数が同じになってしまっています。

これを退職した場合は“退職日”で計算をするようにします。

前回の式

=DATEDIF(【入社日（開始日）】,TODAY(),”Y”)&”年”&DATEDIF(【入社日（開始日）】,TODAY(),”YM”)&”ヶ月”

の式に

退職日にデータがあったら、退職日を見て、なければ今日の日付で計算をする

という式を追記します。
追記した式が下になります。

退職をした日で計算をする式はこれ！

=IF(【退職日（終了日）】=””,DATEDIF(【入社日（開始日）】,TODAY(),”Y”)&”年”&DATEDIF(【入社日（開始日）】,TODAY(),”YM”)&”ヶ月”,DATEDIF(【入社日（開始日）】,【退職日（終了日）】+1,”Y”)&”年”&DATEDIF(【入社日（開始日）】,【退職日（終了日）】+1,”YM”)&”ヶ月”)

※上の式をコピーして【入社日（開始日）】、【退職日（終了日）】はご自身のエクセルと合わせて使用して下さい。
こちらTEST社員名簿で言いますと入社日はC5、退職日はE5と【入社日（開始日）】、【退職日（終了日）】をそれぞれ書き換えます。

計算すると下のようになります。

社員Aは今日までの日で、社員Cは退職日で計算されています。

式の解説とエラー対策

=IF(【退職日（終了日）】=””,DATEDIF(【入社日（開始日）】,TODAY(),”Y”)&”年”&DATEDIF(【入社日（開始日）】,TODAY(),”YM”)&”ヶ月”,DATEDIF(【入社日（開始日）】,【退職日（終了日）】+1,”Y”)&”年”&DATEDIF(【入社日（開始日）】,【退職日（終了日）】+1,”YM”)&”ヶ月”)の式の解説をします。

大きく分けますと３つに分かれます。

①IF文

＝IF(E5=””)でE5のセル（退職日）が空欄だったら、②の式を、なんらかの値が入っていたら③の式を実行しています。
社員Aは退職していないので空欄になっています。
なので、②の式を実行します。

社員Cは退職しているので退職した日付が入っています。
なので、③の式を実行します。

②入社日から今日の日付で計算

これは前回のブログの記事と同じ計算です。

開始日＝入社日
終了日＝Today関数
を使う事で、今日までの日付で勤続年数を出す事ができます。

③入社日から退社日で計算

③の式では
開始日 ＝ 入社日
終了日 ＝ 退職日+1
となっています。

これは、これは退社日が3月31日だった場合、DATEDIFでは前日の30日までの計算になってしまいます。
31日を含んでほしいところですが…

通常31日付の退職の場合、31日は働いたという扱いになるはずです。
このままですと31日は働いていない状態になってしまうので、＋1して調整をします。

これは実際に見た方が早いと思いますので、比較してみます。

退職日に＋1しない計算

退職日に＋1した計算

というように+1としてあげる事で正しく調整する事ができます。

このDATEDIF関数は勤続年数に限らず他にも活用できます
是非活用してみてください。

Thank you for reading my blog.
See you next time.
Have a nice day.

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こんにちは。
火曜日担当の田中です。

気づいたら寒い季節になりましたね。
野菜も価格が高騰していて中々元に戻りません。
野菜を買わずに我慢していたら口内炎が…
やっぱり、高くても野菜は食べなくてはいけませんね。

塩分がしみる…(´;ω;｀)

気分を切り替えて、今日のExcelのテーマは日付です。

「Excelで社員名簿を作っている」もしくは、「これから作ろうとしている」

方にとって参考になると思います。
式もコピーできるようにしていますので、是非読んでみて下さい(^^♪

DATEDIFを使って”社歴”（勤続年数）の計算をする

会社によると思いますが、勤続年数による表彰だったり、勤続年数による退職金など、勤続年数を調べる機会があると思います。
アナログな計算もいいですが、Excelでは計算する機能が備わっています。
それを使って計算の仕方を書きます。

使う関数は

DATEDIF()

という関数を使います。

この関数は、日付を2 つの日付の間の日数、月数、年数を計算してくれます。

なんとも便利ですね(^^♪

使い方ですが、

「開始日,終了日,単位」

を入力する事で使う事ができます。

実際にこの関数を下の社員名簿で使ってみます。

開始日、終了日、単位を指定する。

①で開始日を設定しています。
社歴を求めるので、開始日は入社日になります。
なので、入社日を入れます。

②にて終了日を設定するのですが、まだ退職していない場合終了日を設定できませんよね。
ここでは、今日までの日付をToday()を使って算出します。
※TODAYの日付ですが、2016年11月15日です。

③単位の設定ですが、「Y」を設定しましたが、これは「年」を表します。
何年働いているのかを出力しています。
これにさらに〇〇年と△△ヶ月という期間も追記したいですよね。
DATEDIFの単位を変えるだけで更に詳しい期間を取得する事ができます。
単位の種類ですが、6種類あります。
次のセクションで説明いたします。

DATEDIF関数内の単位の一覧

単位は「Y、M、D、YM、MD、YD」の6種類です。

単位「Y」を設定した場合：

求める期間の年だけを出力します。
2014年1月1日~2016年1月1日であれば、2という値が出力されます。

単位「M」を設定した場合：

求める期間の月だけを出力します。
2014年1月1日~2016年1月1日であれば、24という値が出力されます。
期間の月の総数が出力されます。

単位「D」を設定した場合：

求める期間の日だけを出力します。
2014年1月1日~2016年1月1日であれば、730という値が出力されます。
(365日×2年間です。)
期間の日の総数が出力されます。

単位「YM」を設定した場合：

これは前に記述しました、「M」と同様に月を出力します。
ただし、こちらの単位では、2014年1月1日~2016年1月1日を調べると、0という値が出力されます。
これは月と月の比較になり、12ヶ月目の次はリセットされ、また0から始まります。
2014年1月1日~2016年1月1日であれば2年0ヶ月というイメージです。

単位「MD」を設定した場合：

これは前に記述しました、「D」と同様に日を出力します。
こちらも前の「YM」と同様に2014年1月1日~2016年1月1日を調べると、0という値が出力されます。
こちらの単位では日付と日付の比較になります。
なので、1日同士の比較なので0になります。
2014年1月1日~2016年1月1日であれば2年0ヶ月0日というイメージです。

単位「YD」を設定した場合：

これは前に記述しました、「MD」と同様に日を出力します。
MDとの違いは、1月1日と2月1日を比較した時に、「MD」では0になり、YDでは「31」になります。
MDでは月末日を迎えると「0」になります。YDでは1年の末日を迎えると「0」（365もしくは366日を迎える時）になります。

社歴（勤続年数）○○年△△ヶ月まで出力する方法

ここから、○○年△△ヶ月の出力の方法を記載します。

数式をコピーしたい方はこの下の式をコピーして使用してください。

=DATEDIF(【開始日】,TODAY(),”Y”)&”年”&DATEDIF(【開始日】,TODAY(),”YM”)&”ヶ月”

※【開始日】のところをお客様のExcelのシートに合わせて修正して使って下さい。

これから式の説明をしていきます。

①でやっている事は、開始日から終了日の間の年数のみを取得しております。

②、④ですが、DATEDIFで出力されるのは数値だけです。
なので、”年”と”ヶ月”を文字列で補っています。

③では、①では年しか求める事ができないので、「何か月なのか」を別に求める必要があります。
①の関数と同様にDATEDIFで算出し、単位だけを”YM”にします。

月を求める”M”を使わない理由は、単位のところで説明をしておりますが、Mを使うと、期間内の総月数が出力されてしまう為、1年の末日でリセットのかかる“YM”の方を使っています。

あとは他の社員にも適用させてあげるので、マウスを右下の+に合わせてドラッグします。

という感じになりました。

次回は、「DATEDIF関数で陥るエラー対策」と「在職と退職を区別した時の計算」

を記載したいと思います。

次回の記事はコチラです。

Datedifはわかったけれど、休日を除いた計算ってできるの？

Datedifは指定した期間の日数を求める事ができますが、休日を除いた計算をしたい時ありますよね。

そんな時はこの記事を読むと解決できると思いますよ。

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See you next time.
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