こんにちは。
今日はExcelのオートフィルがテーマです。

Excelを使っていて、アルファベットにオートフィルをかけてみた経験はないでしょうか？
オートフィルがかからないことを不思議に思ったかもしれません。
日にちや時間はオートフィルで連続入力できますが、アルファベットの「A」～「Z」はオートフィルを使って入力することができないのです。

今日のブログでは、

オートフィルで連続入力できないアルファベットを、ユーザー設定でできるようにする方法

をお伝えいたします！

データのルール（規則）に沿って自動で入力する機能「オートフィル」

“オートフィル”という名前は聞いたことがなくても、使用したことのある人は多いと思います。
カレンダーの日付、時間、曜日などを連続してセルに入力する際はとても便利な機能で、Excelでオートフィルといえば、SUM関数並みに使用する頻度が高いと言っていいかもしれません。

今回は曜日の入力を例にオートフィルの説明をします。
「月曜日」～「日曜日」まで連続して入力する場合、まず初めのセルに「月曜日」と入力します。
(今回は以下の通りB3セルに入力しています)

「月曜日」と入力したセルの下に続いて、「火曜日」「水曜日」…と一つ一つ手入力していくのではなく、オートフィル機能を使って連続入力することで、入力にかかる時間を短縮することができます。

例えば、1文字入力するのに0.5秒かかるとします。
「火曜日」は3文字ですので1.5秒かかります。
「日曜日」までは6つの曜日がありますので、1.5秒×6つ=9秒かかる計算となります。

オートフィルを使用すると、1秒以内で「日曜日」まで入力することができます。

日付のように1日～31日まで連続して入力する際など、データが多ければ多いほど、より入力にかかる時間短縮をすることができます。
Excelでは使用する機会の多い機能なので、ぜひ覚えておきましょう。

オートフィルの使い方

オートフィルの使い方はとても簡単です。
オートフィルをしたいセルの右下に■のマークがありますのでカーソルを■に合わせます。
※■のことをフィルハンドルと言います。

下図のようにカーソルが＋字になっているとオートフィルをかける準備ができています。

+字の状態でクリックし、データを表示させたいところまでドラッグするだけです。

たったこれだけで、連続データが入力できます。

オートフィルを使って連続したデータを入力することができるもの

下記がオートフィルで連続したデータを入力することができるものです。

• 第1四半期、第2四半期、第3四半期、第4四半期
• 1月、2月、3月、4月、5月、6月、7月、8月、9月、10月、11月、12月
• 睦月、如月、弥生、卯月、皐月、水無月、文月、葉月、長月、神無月、霜月、師走
• 子、丑、寅、卯、辰、巳、午、未、申、酉、戌、亥
• 甲、乙、丙、丁、戊、己、庚、辛、壬、癸

この他にも日付や時間などもオートフィルで、連続したデータを入力することができます。

なぜ、連続したデータで入力できるものとできないものがあるのか。

上記のように干支などはオートフィルできるのに、よく使いそうなアルファベット「A」~「Z」はオートフィルできません。

その詳細は、Excelのオプションにある「ユーザー設定リスト」から確認することできます。

「ファイル」タブ > オプション > 詳細設定 > 全般の項目の中に「ユーザー設定リストの編集」にあります。

クリックしますと、ユーザー設定のリストが表示されます。

ユーザー設定リストにあるものがオートフィルで連続したデータを入力できるものになります。
※日付や時刻など一部のものはリストになくても連続したデータを入力できるものもあります。

Excelのデフォルトの設定では、ユーザー設定リストにアルファベット「A」~「Z」のルール（規則）が登録されていないためオートフィルでの入力ができないというわけです。

新しく「A」~「Z」のルールをユーザー設定リストに登録することで、オートフィルを使って連続したデータを入力することができるようになります。
次のセクションでは「A」~「Z」までのデータを入力するルールを作り方をお伝えします。
この方法を知ることでオートフィルを使って、オリジナルの連続したデータを入力することができるようになります。

オリジナルの連続したデータを入力するルールを作ろう！

上記で説明したユーザー設定リストに、「A」~「Z」までの連続したデータを入力するルールを作ってみたいと思います。
リストの項目にカンマ区切り（,）もしくは改行で登録したいルール(規則)を入力します。
今回「A」～「Z」を入力しますので、下図のようになります。

右の追加ボタンをクリックします。

ユーザー設定リストに「A」～「Z」までのアルファベットが登録されます。

OKボタンをクリックして設定は完了です。
（詳細設定もOKボタンをクリックして閉じます。）

「A」~「Z」の連続したデータをオートフィルで入力できるか確認

セルB2に「A」を入力します。

アルファベットは26文字なので、B27までオートフィルをかけてみます。

「A」～「Z」までオートフィルで入力することができました。

おわりに

今回は、アルファベット「A」～「Z」をオートフィルを使って入力できるように登録しましたが、「あいうえお…」、「北海道、青森県…」なども登録をすることが可能です。

ユーザー設定に登録したルール（規則）に沿って入力することができます。

ぜひ、活用してみてください。

今回お伝えしたオートフィル機能の他にも、実務で役立つExcel機能を、弊社が運営している『パソコン教室』で学ぶことができます。

• 基礎からじっくり学びたい！
• テレワークができるようにパソコンスキルを身に付けたい！

という方も大歓迎ですので相模原市立産業会館 パソコン＆プログラミング教室までお問い合わせくださいませ。

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こんにちは。

先週、テレワークを題材にしたブログを弊社の網干が書きました。
（テレワークの投稿は下記リンクからご覧ください。）

今回もテレワークの1つとして使える、離れた場所でパソコンの遠隔操作ができる便利なツールのご紹介です。

そのツールの名前は…

AnyDesk（エニーデスク）

AnyDeskとは

AnyDeskは2014年にドイツで設立された、新しいリモートデスクトップアクセスのためのソフトウェアです。
これまでに、世界中で1億人以上のユーザーによりダウンロードされ、毎月500万回ダウンロードされています。AnyDeskは、当社開発のコーデックDeskRTに基づき、オフィスからでも世界の反対側からでも、実質的にタイムラグのないオンラインでの共同作業を可能にしています。

Anydesk公式ホームページ参照

AnyDeskの3つの便利なポイント

AnyDeskの便利なポイントは下記3つです。

①インストールがとても簡単ですぐに使うことができる。

②インターネットに接続できる環境であればパソコンを遠隔操作することができる。

③パソコン間でファイルのアップロード/ダウンロードができる。

それでは早速使ってみましょう！

AnyDeskはたった4つの手順で、簡単に導入することができます。

AnyDeskの便利なポイント①：インストールがとても簡単ですぐに使うことができる。

導入手順①：AnyDeskを公式サイトからダウンロード

下記リンクよりAnyDeskをダウンロードすることができます。

https://anydesk.com/ja

※「操作する側」、「操作される側」の双方でAnyDeskをダウンロードする必要があります。

AnyDeskはインストールが必要ありません！
ダウンロードしたファイルを実行するだけでAnyDeskは起動できます。

導入手順②：「このワークスペース」に表示されている番号を入力

ダウンロードしたAnyDeskを「操作する側」「操作される側」の両方のパソコンで実行します。すると、以下のような画像が表示されます。

画像では番号を隠していますが、ここには「9桁の数字」が表示されています。
この赤枠内の数字を「操作される側」の人から教えてもらいます。
※この番号を伝えるときには注意が必要です。誤って別の人がその番号を入手してしまうと、別の人がアクセスできてしまう可能性があります。周りに人がいる場合は、注意をしましょう。

導入手順③：操作する側のAnyDeskに番号を入力し、接続する。

②で入手した番号（操作される側のワークスペース番号）を「操作する側」のパソコンの「ほかのワークスペース」の欄に入力し、緑の「接続」ボタンをクリックします。

導入手順④：操作される側のAnyDeskで「承諾」ボタンをクリックする。

「操作される側」の画面には、下図のように「承諾」もしくは「拒否」のボタンが表示されますので「承諾」ボタンをクリックします。

たったこれだけ遠隔操作ができてしまいます。

AnyDeskの便利なポイント②：パソコンを遠隔操作することができる

AnyDeskの1番のポイントはインターネットに接続できる環境であればどこからでも遠隔操作ができるところです。

先日、私の母親が仕事の資料をパソコンで作ることになり、PowerPointの使い方がわからないということで相談を受けました。
母親は、私が住んでいる家から10キロほど離れたところになります。
大した距離ではないといえばそれまでですが、このようなことが年に数回あります。
これまでは「電話をしながらわからないところを教える」という対応をしていました。

しかし、教える側にとっては相手の画面がどういう状態になっているのか見えないため、常に想像で答えるしかありません。

下図は一部例です。

とにかく母親のパソコンの画面がどうなっているのか状況把握が困難です。

AnyDeskは相手の画面を見ることができ、さらに遠隔で相手のパソコンの操作をする事ができます。

そのため、相手が何に困っているのか画面が確認できないので分からないという問題を解決することができます。

AnyDeskの便利なポイント②：パソコン間でファイルのアップロード/ダウンロードができる。

AnyDeskでは遠隔操作だけではなく、ファイルを送受信ことも可能です。
下図の赤枠の「→」のマークをクリックします。

矢印をクリックすると、下のような画面に切り替わります。

左の赤枠のエリアが「操作する側のフォルダ」
右の青枠のエリアが「操作される側のフォルダ」

となります。

「操作する側」と「操作される側」とでは、操作が異なるので順を追って説明いたします。

操作する側から操作される側にファイルを送る（アップロード）する場合

送りたいファイルを選択し、「アップロード」ボタンをクリックします。

ファイルを正常に送ることができました。
右側の欄でステータスを確認することもできます。

操作される側から操作する側にファイルを送る（ダウンロード）する場合

送りたいファイルを選択し、「ダウンロード」ボタンをクリックします。

同じように操作される側からもファイルを送ることができました。

このように、AnyDeskではどのようなファイルでもパソコン間で送受信することが簡単にできてしまいます。

元の遠隔操作の画面に戻るには、「1」をクリックします。

おわりに

いかがでしたでしょうか？

AnyDeskは簡単に遠隔操作を実現することができます。ぜひお試しください！

インクループではAnyDeskを利用した遠隔操作でパソコンのトラブルサポートにも対応させていただいております。
パソコンの操作でお困りの際にはお気軽にお問い合わせください。

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こんにちは。
先月、Windows7のサポートが終わり、パソコンをWindows10に買い替えた方が多くいらっしゃるのではないでしょうか？
インクループでもリサイクルPCの販売を行っており、多くのお客様がこのWindows7のサポート終了に合わせて、パソコンを買い替えられました。
しかし、Windows10に買い替えたはいいけれど、使い方がわからないというご相談が多くあります。

本日のブログはその中でも特に多い質問

コントロールパネルはどこ？

をブログにしたいと思います。

コントロールパネルとは

ユーザーアカウントやデスクトップのカスタマイズなど、Windowsの設定をする入口です。

Windows10でコントロールパネルが見つけられない

Windows7では、スタートメニューを開くとすぐに、コントロールパネルを見つけることができました。

しかし、Windows10になると下図のとおりすぐに見つけることができません。

コントロール パネルがわからなければ、「ファイル名を指定して実行する」も良く利用されていたかと思いますが、Windows10ではこの「ファイル名を指定して実行する」も見つかりづらいところにあります。
なので、コントロール パネルを探すの意外と大変なんですよね。

それでは、簡単にコントロールパネルを探す方法ですが、２つあります。
その方法をお伝えします。

方法①：Windowsの設定画面から「コントロールパネル」を探す

それではまず「Windowsの設定画面」を起動します。
下図のように、スタートメニューから、歯車のアイコンをクリックします。

次にWindowsの設定の下に入力欄がありますので
「コントロール パネル」
と入力します。

「コントロール …」まで入力すると下図のようにコントロールパネルが表示されますのでそちらをクリックします。

ここで1つ注意点があります。
「コントロール」だけですと下図のように、「コントロール パネル」は表示されません。
コントロールの後に半角スペースを入力するのがポイントです。

また下にある「すべての結果を表示」をクリックしても、コントロールパネルを見つけることもできます。

方法②：スタートメニューから「コントロールパネル」を探す

2つ目は、スタートボタンをクリックすると出現するスタートメニューから探す方法です。

頭文字「Ｗ」まで下にスクロールします。

Windows システム ツールをクリックします。

Windows システム ツールの中に「コントロール パネル」があります。

おわりに

いかがでしたでしょうか。
コントロールパネルは見つかりましたか？

まだ、パソコンがWindows７で買い替えようか迷っている方がおりましたら、インクループではリサイクルパソコンを販売しております。

• Microsoft Office 2019(Excel,Word,Power Point)がインストール済み
  ※機種によってはMicrosoft Office2016
• 全機種ハードディスク（HDD）ではなく、SSD
• 金額：28,000円～

詳細は下記バナーより参照くださいませ。

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こんにちは。
先日、「Excelで2つの表から1つの表にデータを抽出する方法(VLOOKUP、IFERROR、IF関数を使用）」という記事を書きました。

こちらの方法は知っている関数を使用して、2つの表を1つにする方法をお伝えしました。
3つ以上もできなくはないのですが、式が複雑になってしまい、間違えてしまう可能性があるので、3つ以上のテーブルがある場合はおすすめしませんでした。

今回お伝えする方法は、表が3つ以上あった場合でもVLOOKUP関数を使用し、抽出する方法をお伝えします。
例題では中間試験や期末試験を使用しています。
学校の先生達必見のExcelテクニックです。

今回使用する関数はタイトルにも記載していますが、VLOOKUP関数とINDIRECT関数を使用し、複数のテーブル（表）からデータを抽出します。

INDIRECT関数とは…

RIGHT関数やMID関数などと比べると関数の認知度としては低いのではないかと思います。
私自身もINDIRECT関数単体で使用することはありません。
今回、VLOOKUP関数とみ合わせて使用しますが、とても便利な関数であると知ることができると思います。

まず、INDIRECT関数の使い方ですが、下記はMicrosoftのヘルプです。

指定される文字列への参照を返します。 セル参照はすぐに計算され、結果としてセルの内容が表示されます。 INDIRECT 関数を使うと、数式自体を変更しないで、数式内で使用しているセル参照を変更することができます。

INDIRECT関数は実際使用してみるとよりわかりやすいかと思います。

INDIRECT関数で必要な情報は「参照文字列」と「参照形式」の2つになります。
※参照形式は省略可能です。

例えばA1のセルに「10」というデータがあったとします。
セルB1で=INDIRECT(“A1”)と入力しますと、「10」を抽出することができます。
この時点ではINDIRECT関数の便利さはわからないと思います。
むしろ使う必要があるのか？「=A1」でいいのでは？と思う人もいるかと思います。
しかし、INDIRECT関数はセル指定ではできない優れた能力がありますので、それをお伝えします。

INDIRECT関数で必要となる「参照文字列」で使用できるデータの参照方法は3種類あります。

• A1 形式、R1C1 形式の参照
• 参照として定義されている名前が入力されているセルへの参照
• 文字列としてのセルへの参照

今回の方法では２番目の「参照として定義されている名前が入力されているセルへの参照」を使用します。

それではINDIRECT関数とVLOOKUP関数を使用した抽出方法をお伝えいたします。

下図はとある生徒の1学期中間テストから3学期の期末試験までの結果を作成しました。

点数は、ご覧いただくとわかるかと思いますが、点数の末尾が1学期中間は「2」1学期の期末は「4」となっています。
また、国語は10点台、数学は20点台としています。

それでは緑のテーブル（Q3:S8）に1学期中間から3学期の期末の国語の点数を抽出します。

手順①：各テーブルに名前の定義をする

名前の定義って何？
と思う人もいるかもしれませんが、表や特定の範囲選択などをした時に、そのテーブルが何のテーブルなのか定義をすることができます。
（テーブル１などの名前が付いています）

今回の方法ではとても重要な手順となります。

名前の定義のつけ方は下記の通りです。
①1学期中間のテーブルを教科と点数を範囲指定します。
②「テーブル１」となっている箇所の名前を「中間１学期」に変更します。

１学期中間にあるテーブルを選択し、テーブル名称が変更されていることを確認します。

「1学期中間」という名前に定義したいところですが、名前の定義にはルールがあり、１文字目に数字を入れることができません。
そのため名前の定義「１学期中間」とせず、「中間１学期」としています。

このあとは下図のように１学期期末試験から３学期期末試験にそれぞれ名前の定義をします。

手順②：VLOOKUP関数とINDIRECT関数を組み合わせてデータを抽出する。

各試験のテーブルの名前の定義が終わりましたら、抽出する先のテーブル（緑色）に試験と教科にデータを入力しておきます。
試験の項目には手順①で定義した名前を入力します。
教科に関しましては、国語を指定していますが数学でも英語でも９教科から選択していただければOKです。

最後に点数の項目ですが、点数を抽出するには下記の数式を入力します。

=VLOOKUP(R4,INDIRECT(Q4),2,FALSE)

※数式はコピーできます。セルの位置などは調整してご利用ください。

式を実行すると下図のようになります。

それぞれの試験結果から点数を抽出していることがわかります。

それぞれの試験から国語の得点を抽出できていますが、INDIRECT関数がとても重要な働きをしています。
次はINDIRECT関数が行っていることをお伝えします。

INDIRECTは何をやっている？

VLOOKUP関数で必要な値は「検索値」、「範囲」、「列番号」、「検索方法」の4つです。

検索値には教科の点数が知りたいので、知りたい教科の値が入ります。

次に範囲ですが、ここでINDIRECTを使用しています。
Q4のセルにある「中間1学期」のテーブルを指定しています。

B4：F20などセルの範囲を直接指定しますが、INDIRECTを使用しますと、直接テーブル名を指定することができます。
そして、試験名称を切り替えることで取得したいデータを抽出することができます。

VLOOKUPの列名には、どの試験も得点の項目は2列目にありますので、「２」を指定します。

最後の検索方法はFALSE＝完全一致を指定します。

VLOOKUPとINDIRECTを使用することで複数の表からデータを抽出することが簡単にできます。
注意事項としては、抽出したいデータの列番号などが同じでないと、違う情報を抽出しますので、注意が必要です。
年や月など別々に管理されているものだとこの方法は使用しやすいと思います。

おわりに

いかがでしたでしょうか。
INDIRECT関数を知らなかった人も便利な関数であるということがわかったのではないでしょうか。
INDIRECT関数も大切ですが、もう一つテーブルに名前の定義をしてあげることも大切です。

「INDIRECT関数」と「名前の定義」はセットで覚えておくと良いです。

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こんにちは。

先日

Excelで名簿を作成する際、名字と名前の間に空白を入れておくと良い理由。

というブログ記事を記載いたしました。

その記事で名字と名前を分ける際に、LEFT、RIGHT、FIND、LEN関数を使用して名字と名前を抜き出す方法の記載があります。
今回はその仕組みについてお伝えします。

LEFT関数使用し名字を抜き出す。

LEFT関数は、文字列の先頭（左）から指定した文字数分の文字を抜き出す関数です。
なのでLEFT関数を使用する際に必要な情報は

• 文字列
• 文字数

の2つの情報が必要です。
「文字列」は今回の場合は氏名の項目を指定し、「文字数」には名字の数を入力します。
下図は 氏名から文字数2文字を抜き出した時の結果です。

一見うまく名字を抜き出しているかと思いますが、15行目の佐々木さんは名字が3文字のため文字数２ですと正しく抜き出すことができません。
今回のように名字は文字数によって文字数が変わりますので、LEFT関数で抜き出す文字数を指定する数値は可変になるようにする必要があります。
次は抜き出す文字数を判定させる方法についてです。

FIND関数を使用し、抜き出す文字数を判定する

ここで必要になるのがFIND関数です。
FIND関数は指定した文字（列）が、左から数えて何番目にあるのかを探してくれる関数です。
FIND関数を使用する際に必要な情報は

• 検索文字列
• 対象
• 開始位置

の3つです。

1つ目の「検索文字列」には、検索したい文字を指定します。
今回の場合、名字と名前との間にスペースがありますので、スペースを指定します。

2つ目の「対象」は氏名の項目です。
LEFT関数の文字列で指定したところと同じところを指定します。

3つ目の「開始位置」は今回名字を抜き出しますので、1文字目となります。
1文字目の場合、開始位置の入力はしなくても問題ありません。

下図はFIND関数を使用し、名字の数を抜き出した結果です。

=FIND（” ”,氏名）と入力しますと、数値が表示されます。
最初の田中さんの例を見ますと「田中」の名字の後にスペースがありますので、3文字目にスペースがあることになります。
ですので、結果を見ると3という数値が表示されています。

15行目の佐々木さんを見ますと、数値が４となっていますので、このFIND関数を使用することで、名字の文字数によって変動していることがわかります。

それでは、LEFT関数とFIND関数を組み合わせましょう。

LEFT関数とFIND関数を使用し、名字を抜き出す。

それでは下図の田中さんを例に式を作成します。

=LEFT(B2,FIND(” “,B2)-1)

となります。

FIND関数で求めた数値に対して-1を入れていますが、FIND関数で空白分を含んだ文字数となってしまうため、文字数を「-1」しています。

あとは名字の項目でオートフィルを適用させてあげると、それぞれの氏名から名字を抜き出すことができます。

次は名前の抜き出す方法です。
名前を抜き出す方法は、RIGHT、LEN、FIND関数の３つを使用して抜き出します。

RIGHT関数を使用し、名前を抜き出す

RIGHT関数はLEFT関数の反対です。
LEFT関数は文字列の先頭からでしたが、RIGHT関数は文字列の末尾から、指定した文字数分抜き出します。

必要な情報はLEFT関数と同様に

• 文字列
• 文字数

の2つの情報が必要です。

＝RIGHT(氏名,2）で名前を抜き出すと下図のようになります。

一見うまく抜き出せているように見えますが、名前が1文字の人（1、11、12行目の人）は不要なスペースも入っている事がわかります。
名字を抜き出した時のようにFIND関数を使用して、名前を抜き出したいところですが、FIND関数だけでは抜き出すことができません。

FIND関数は文字列の先頭から数えるため、名字の数がカウントされてしまいます。

そのため、FIND関数だけでは抜き出したい文字数を求めることができません。
そこで使用するのがLEN関数です。

LEN関数で文字列全体の文字数を求める

LEN関数は、指定した文字列の長さ（文字数）がいくつあるのか数値で教えてくれる関数です。

実際数値を出すとこの下図のようになります。

「田中 猛」さんを例に見ますと、４となっています。
名字が「2」、名前が「1」名前の間にスペースが「1」つありますので、合計4文字となります。

これで氏名から名前を抜き出すための材料が整いましたので、実際に名前を抜き出してみましょう。

LEN関数、FIND関数、RIGHT関数を使用し、名前を抜き出す

LEN関数で全体を求め、FIND関数で名字分を除いたものが、名前の文字数となります。

LEN関数-FIND関数を求めると下図のようになります。

どの数値も名前の文字数になっています。
あとはRIGHT関数を使用して抜き出します。
田中さんを例に抜き出す式を記載します。

で名前を抜き出すことができます。
名前を抜き出したものが下図です。

おわりに

いかがでしたでしょうか？
FIND関数やLEN関数は単体ではあまり活躍する場がないように思いますが、関数を組み合わせることで力を発揮する関数もあります。
ぜひ使ってみてください。

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こんにちは。

本日は

Excelで名簿を作成する際、苗字と名前の間に空白を入れておくと良い理由。

です。

名前を入力する際、苗字と名前の間にスペースがあるのとないのとでは、大きな差はないと思われるかもしれませんが、例えば急に「苗字と名前を分けたい」といった場合今回お伝えする方法であれば簡単に分けることができます。

苗字と名前を分ける方法

まず、苗字と名前を分ける方法として簡単なものとして3つあります。

• 区切り位置を使用する方法
• フラッシュフィルを使用する方法（Office 2013以降）
• LEFT、RIGHT、FIND、LEN関数を使用し、苗字と名前を抜き出す方法

Officeのバージョン以降であれば、フラッシュフィルがこの3つの中では簡単に苗字と名前を分けることができます。
次に区切り位置→関数という順番の難易度になるかと思います。

下図のような名簿があると仮定し、苗字と名前を分けます。

それではまず、区切り位置を使用して苗字と名前を分ける方法です。

区切り位置を使用し、苗字と名前を分ける方法

区切り位置はまず、氏名のデータを選択した状態で「区切り位置」ボタンをクリックします。
※データタブ＞データツール内に「区切り位置」というボタンがあります。

「区切り位置」ボタンをクリックしますと下図のようなウィンドウが表示されます。
「カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ」にチェックを入れて「次へ」ボタンをクリックします。

区切り文字では「スペース」にチェックを入れて、次へボタンをクリックします。

表示先が氏名のとなりのセルのみになっているので、苗字と名前を表示先に指定します。

苗字と名前を指定すると下図のようになります。

完了ボタンをクリックします。

下図のように苗字と名前を分けることができます。

続いてはフラッシュフィルを使用して苗字と名前を分ける方法です。

フラッシュフィルを使用し、苗字と名前を分ける方法

フラッシュフィルとは

フラッシュ フィル機能は、法則性を検知するとデータを自動的に入力します。

Microsoftのヘルプより

この法則性というのが重要となります。

「オートフィル」という言葉を知っているかと思いますが、その親戚みたいなものです。

法則性を作るために、1つデータを入力し、「データフィル」ボタンをクリックします。
※フラッシュフィルは、データタブ＞データツール内に「データフィル」というボタンがあります。

フラッシュフィルを実行しますと、苗字だけを抽出してくれます。

名前も同様にフラッシュフィルで出力することができます。

続いては関数を使用して苗字と名前を分ける方法です。

関数を使用し、苗字と名前を分ける方法

関数はLEFT関数、RIGHT関数、FIND関数、LEN関数を使用し苗字と名前を抜き出します。

B2セルにある田中 猛さんの苗字と名前を抜き出すとしますと、苗字と名前を抜き出す関数は下記のようになります。

苗字

=LEFT(B2,FIND(” “,B2)-1)

名前

=RIGHT(B2,LEN(B2)-FIND(” “,B2))

関数を実行しますと下図のように苗字と名前をそれぞれ取得することができます。
※他の方も相対参照で苗字と名前を出力しています。

この関数がなぜ名前が抜き出せるのかは、次週のブログで詳しくお伝えいたします。

それでは名簿を作成する際、苗字と名前の間に空白を入れておくと良い理由についてです。

苗字と名前には空白を入れておくと良い理由

今回、苗字と名前を分けるための方法としてお伝えしたフラッシュフィルも関数を使用した方法も

空白がキーワードになっています。

フラッシュフィルの場合

フラッシュフィルに関しては、名前に空白がない場合どのようになるのかを見ていただくとわかりやすいと思います。
下図は名前に空白を入れなかった場合のフラッシュフィルを実行したものです。

15行目の佐々木さんと20行目の林さんの苗字がうまく抜き出せていないことがわかります。
これは最初に田中さんの「田中」を入力した時に、「2文字抜き出す」という法則で抜き出したことによる結果となっています。
苗字と名前の間にスペースがあることにより、苗字と名前の分かれ目を判別することができています。

関数の場合

関数を使用して名簿の苗字と名前をそれぞれ抜き出す方法は下記数式を使用します。

苗字

=LEFT(B2,FIND(” “,B2)-1)

名前

=RIGHT(B2,LEN(B2)-FIND(” “,B2))

FIND関数のところに注目いしていただくとわかるかと思いますが、苗字と名前のいずれの数式に「” ”」（スペース）があります。

FIND関数は検索する文字列が何文字目にあるのかを見つける関数ですが、FIND関数を使用する際には検索文字列、対象、（開始位置）の情報が必要になります。
※開始位置は任意
今回FIND関数の検索文字列として「” ”」（半角スペース）としております。
半角スペースを元にに苗字と名前を抜き出せるようになっています。

おわりに

いかがでしたでしょうか。
苗字と名前の間にスペースがあることで、あとからの編集が楽になります。
後から苗字と名前の間にスペースを追加することももちろんできますが、先ほど佐々木さんや林さんなど名前は文字数が変動する為て入力となると思われます。
データが少なければ追加は容易ですが、データが100件以上超えるととても大変な作業となります。
スペースを後で取り除くことも容易にできますので、名簿作成の際には苗字と名前の間にスペースを入れて作成をすることをおすすめします。

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こんにちは。
新年初の投稿はExcelの記事です。

今回はIF関数とIFERROR関数、VLOOKUP関数を使って複数の表（テーブル）からデータを抽出してくる方法です。
もし「複数の表があり、1つの表にまとめたい」という要望がありましたら、この方法が使えるかもしれません。
ぜひ最後までお読みいただけましたら嬉しく思います。

今回使用するテストデータ

国語、数学、英語の基礎編のテストと応用編のテストを受けた方の点数を1つの表を作るという想定となっています。

基礎編の表

応用編の表

この表を1つにまとめるとこのようになります。

これらの表は別々のシートとなっています。
今回使用する関数は、VLOOKUP関数とIFERROR関数、IF関数の3つを使用します。
次にそれぞれの関数の役割をお伝えします。

それぞれの関数の役割

VLOOKUP関数で知りたい情報を抽出します。

検索値　：検索範囲内先頭列で検索するデータを指定します。
検索範囲：目的のデータが含まれる文字列や数値または、論理値のテーブルを指定します。
列番号　：検索範囲の列番号を指定し、ここで指定された列で検索値と一致した値が返されます。
[検索方法]：TRUE（近似一致）かFALSE（完全一致）を選択します。

IFERROR 関数でVLOOKUP関数がエラーとなった場合の処理を行います。

値：エラー値（#N/Aなど）
エラーの場合の値：仮に1と入力しますと値がエラーだった場合１となります。

IF関数でデータが抽出できる場合とできない場合を判定します。

論理式：A2=0 （セルA2が0だった場合）などの式を入れます。
[真の場合]：上記の論理式の例に基づきますと、A2のセルが０だった時の値の判定をします。
[偽の場合]：上記の論理式の例に基づきますと、A2のセルが０ではなかった時の値の判定をします。

それでは、複数の表（テーブル）からデータを抽出してくる方法を手順を追ってお伝えします。

手順①：VLOOKUP関数の式でデータを抽出します。

今回2つの表からデータをそれぞれ抽出し、1つの表にまとめます。

まずVLOOKUP関数を使って、基礎編の表にある

「田中 太郎さん、佐藤 三郎さん 高田 五郎 さん」の国語のデータ

を抽出します。

抽出しますとこのような感じになります。

田中 太郎さんの点数は下記の式で抽出しています。

=VLOOKUP(A2,基礎編!$A$1:$D$4,2,FALSE)
検索値：A2のセル（田中 太郎）を選択します。
範囲：基礎編のシート$A$1:$D$4までを選択します。
列：国語の列は2列目ですので「2」を入力します。
検索方法：FALSEの完全一致を選択します。

手順②：IFERROR関数を使って#N/Aとなっているデータを空欄（””）にします。

次のステップは田中 二郎さん、佐藤 四朗さん、高田 六尾さんの国語の点数が#N/Aとなっています。
これは、この3人は基礎編ではなく応用編を受けているため、データがないという事で#N/Aという値になっています。

まずはこのエラーを空白にします。
その際に使用する関数はIFERROR関数を使用します。

使用するとこのように#N/Aとなっていた、田中 二郎さん、佐藤 四朗さん、高田 六尾さんの国語の点数が空白となります。

空欄にする式は下記の式です。（例は田中 次郎さんのデータです）

=IFERROR(VLOOKUP(A3,基礎編!$A$1:$D$4,2,FALSE),””)

エラー値が#N/Aなどのエラーだった場合、エラーの場合の値を返します。
この場合「””」なので空欄となります。

手順③：IF関数を使用して空欄のデータの場合、応用編の表のデータからデータを抽出します。

次のステップは田中 二郎さん、佐藤 四朗さん、高田 六尾さんの国語の点数を応用編の表から抽出するとこのようになります。

式は下記の式で抽出しています。

=IF(IFERROR(VLOOKUP(A3,基礎編!$A$1:$D$4,2,FALSE),””)<>””,VLOOKUP(A3,基礎編!$A$1:$D$4,2,FALSE),VLOOKUP(A3,応用編!$A$1:$D$4,2,FALSE))

すこし複雑ですので解説いたします。
IF関数ですので、3つのブロック（論理式、真の場合、偽の場合）に分かれます。

真の場合で基礎編の値を抽出しています。
偽の場合で応用編の値を抽出しています。

論理式ですが複雑のように見えますが、

基礎編の表から抽出するデータが空欄ではない（抽出するデータがある）場合

としています。
IF関数の論理式にてあえて「<>」（ノット イコール）を使用していますが、=でも可能です。
＝を使用する場合は、真の場合と偽の場合の値が入れ替わりますのでご注意ください。

あとは同じように数学と英語も計算をしますと…

となります。

注意点

この方法は便利な反面使用する時の注意点が2つあります。

・VLOOKUPの検索値が2つの表に共に存在している場合、この方法は使用できません。

今回基礎編と応用編の表を元に使用しましたが、基礎編にデータがない場合応用編を抽出するという計算ですので、基礎編にデータがある場合、仮に応用編にデータがある場合図のように基礎編の点数のみしか抽出されません。

・今回表が2つの想定で行っています。3つ以上は式が複雑になりIF関数の判定で間違えるリスクが増えます。

おわりに

いかがでしたでしょうか。
もしこちらの記事についてご不明点等ございましたらお気軽にお問い合わせくださいませ。

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疑問点があったり、解決できなかったことがありましたら、お気軽にご相談してください。

こんにちは。

今日はExcelの文字列結合についてです。
私はハンドメイドベントのイベントで出店者の住所や名前を管理する時に、
Excelを使用するのですが、その時に文字列結合をよく使用しています。

今回は私がよく使っている

• 文字列結合の基本
• 文字列結合の改行する方法
• 文字列結合の改行できなかった場合の対策

を紹介いたします。

文字列結合の基本

下の表を使用して文字列結合の説明をしていきます。

Excelで文字列を結合する場合は

「＆」（アンパサンド）を使ってつなげたい文字と文字を結合します。

セルとセルの結合

先ほどの表のF列に文字列結合の項目を追加しました。
この文字列結合に結合した文字列を表示しています。

B3セルにある「神奈川県」とC3セルにある「相模原市中央区」をつなげるといった場合には
B3セルとC3セルを＆で結合してあげます。
式は下記のような式になります。

=B3&C3

「神奈川県」と「相模原市中央区」を結合し、
「神奈川県相模原市中央区」となりました。

セルと空白の結合

続いては、「神奈川県」と「相模原市中央区」の間に半角スペースを追加する場合の方法です。

B3セルとC3の間に半角スペースを＆で結合してあげます。
その際半角スペースは文字列として認識させるため
「”」（ダブルクォーテーション）で囲んであげます。
入力しますと、下記のような式になります。

＝B3&” “&C3

「神奈川県」と半角スペース、「相模原市中央区」を結合し、
「神奈川県 相模原市中央区」となりました。

ここまでが文字列結合の基本的な部分になります。
次から今回のテーマの一つ、
文字列結合した文字列の改行方法についてになります。

文字列結合の改行方法

文字列結合した文字列の改行を行いますと下表のようになります。

建物名で改行されています。

式を見てみますと…

＝E3&C3&D3&CHAR(10)&E3

となっています。

改行をするときに必要な関数が

CHAR（10）関数

です。

CHAR（）関数って何？

下記はMicrosoft Office のCHAR関数のサポートページにある説明文です。

数値で指定された文字を返します。
CHAR 関数は、他機種のコンピューター上にあるファイルから取得したコード
ページ番号を文字に変換する場合などに使用します。

視覚でわかるように表を作成してみました。
CHAR関数の（）内には1～255の数値を必ず入力しなければなりません。
1~255入力した時の表です。

暗号解読表のようですが、
CHAR関数で指定した数値の値を表示しています。

文字列結合の時に指定したCHAR(10)は上記の表では空欄のように見えますが、
このCHAR(10)は

改行コード

が入っています。

このCHAR関数が文字列結合した時に改行するために必要な関数です。

式は合っているのに、改行してくれない。

式は合っているのに、下表のように改行してくれない場合があります。

それでは文字列を改行するための方法を記載します。
手順はたった2つ！

手順１：改行させたいセルを選択する。

手順２：「折り返して全体を表示する」をクリックする。

この方法で改行ができるようになります。

文字列結合はとても便利

今回、住所を例に文字列結合の紹介を致しましたが、

住所だったら1行で書けるじゃん

と思う方もいらっしゃると思います。

確かに1行で書く事ができますが、
都道府県や市区町村をあえてセルを分け、あとで文字列結合を使うメリットがあります。
下記にメリットを記載致します。

• フィルターが使いやすくなる
• 分析しやすくなる
• 文字列から特定の文字列を抽出するよりも、特定の文字列のセルを予め分けていた方が手間がかからない

特に3つ目の「文字列から特定の文字列を抽出するよりも、特定の文字列のセルを予め分けていた方が手間がかからない」
は文字列結合がとても便利に感じる部分です。

下記に住所の文字列から都道府県を抽出する場合を記載致します。
下表は住所から都道府県名が抽出できる関数です。

IF関数とMID関数、LEFT関数を使ってようやく住所から都道府県名を抽出する事ができます。

※この式は都道府県名は最大でも4文字（神奈川県、和歌山県、鹿児島県など）
県以外の都、道、府の中に4文字以上ある都道府県名は存在していないので、
4文字目に県が見つかったら全て県である式にします。
都道府県名は全て、都、道、府、県を含めると3文字から4文字で構成されていますので、
左から4文字目にて県が見つかった場合は左から4文字目までを抽出
それ以外は左側から3文字目までの文字列を抽出しています。

このように

文字列から特定の文字列を抽出することはとても手間がかかる

という事がわかると思います。

セルを分けて後で文字列結合する方がはるかに簡単なのです。

おわりに

いかがでしたでしょうか。

一見、ただ文字列を結合するだけの方法なので必要性は少ないように思われますが、
文字列を結合できる事でExcelの活用範囲が広がります。

今回文字列の結合を＆で行っていますが、
CONCAT関数というのもあります。
この話はまたの機会に…

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こんにちは。

今日は久しぶりのExcelネタで、SUM関数とSUBTOTAL関数についてです。

「SUM関数は知っているけれど、SUBTOTAL関数は聞いたことない」

という方が多いかもしれませんね。
でも、これからはSUM関数を使わず、SUBTOTAL関数を使うようになるかもしれません。

なぜなら

とても便利だから！

SUM関数とは

SUM関数は選択した範囲の合計値を算出してくれる関数です。

式は

 =SUM（範囲）

です。

例えば、下記のような期末試験のテスト結果があると仮定します。
生徒はAさんからEさんまでの5人、国語から家庭科までの9教科のテスト結果を管理している表です。

各生徒のテスト結果の合計点をSUM関数を使用する事で求める事ができます。

SUBTOTAL関数とは

使い方はSUM関数とほとんど同じで、選択した範囲を計算します。

式は

=SUBTOTAL（集計方法,参照）

です。

SUM関数と異なる部分としては、SUBTOTALの式におきましては集計方法があります。

この集計方法には種類が11種類あります。（2018年9月4日時点）

SUBTOTALの集計方法について

下記表はMicrosoft SUBTOTALのページを参考にしています。

集計方法１と集計方法２の値の違いですが、手動で非表示にした値を含めない場合は集計方法２の値を使用します。

集計方法１と集計方法２の違いは下の写真のようなイメージになります。

9行目～12行目を非表示にしましたが、集計方法１は値が、非表示にする前と後で変化がありません。
一方、集計方法２では非表示のものは計算に含まれていません。
フィルターを使用する場合は集計方法１、集計方法２どちらで行っても同じ値となります

それでは話はもどります。

今回は合計値を求めるので、集計方法は”9”（もしくは109）となります。

参照には集計する範囲を指定します。

そして、SUM関数、SUBTOTAL関数をそれぞれ計算をしますと

となります。

この画像だけ見ますと、SUM関数とSUBTOTAL関数の違いがわからないですよね。
次のセクションでSUM関数とSUBTOTAL関数の違いをご説明致します。

SUBTOTAL関数が力を発揮するのは、フィルターをかけた時の計算

SUBTOTAL関数の便利さがわかるのは

Excelの表にフィルターをかけた時

です。

フィルターとは

今回のケースで言いますと、

「9教科を特定の教科のみ表示させたい」

と言った時にフィルターを活用します。

下の画像はイメージです。

フィルターを使用する事で9教科から国語、数学、英語の3教科に絞る事ができます。

この他にも

80点以上の教科のみを表示する事や

色付けした項目のみを表示する事もできます。

SUM関数とSUBTOTAL関数の話に戻りますが、
「9教科から国語、数学、英語、理科、社会の5教科のみ表示させたい」という事で、さっそくフィルターをかけてみましょう。

すると、SUM関数のAさん～Eさんのそれぞれの値は、フィルターをかける前と後を比較しても、値の変化はしていません。
一方、SUBTOTALの方では、5教科の合計が算出されています。

表示させたい教科を変更しても、変更された教科の合計値で算出してくれます。

今回は教科で検証をしてみましたが、都道府県や性別、血液型といった集計なども簡単に行う事ができます。

今回のように全体の合計を出すだけであれば、SUM関数で対応できると思います。
しかし、今回のように部分的な合計の算出も必要な場合はSUBTOTALを使うととても早く計算をする事ができますのでおすすめです。

是非活用してみてください。

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本日のブログは、2018年8月26日（日）に開催致しました。

第2回 相模原小・中学生プログラミングコンテスト

の開催報告です。

第2回 相模原小・中学生プログラミングコンテストの概要につきましては以下の投稿をご覧ください。

※以下の投稿においては子どもたちのプライバシー保護のため、顔写真、名前等を伏せさせて頂いております。

前回と比較して、出場者は2倍、来場者は4倍となりました！

第2回のコンテスト出場者は最年少の小学校3年生から、最年長は中学校3年生まで、合計8名が出場してくれました。
第1回のコンテスト出場者は4名でしたので、2倍に増えました。
また来場者も前回は大人、子ども含め10名ほどでしたが、今回は40名ほどとなり、出場者のご家族以外の方の見学もあり、産業会館の地下一階OA研修室が満室になるほどでした。

当日のスケジュール

コンテストは以下のスケジュールで実施しました。

第2回のコンテストでは、前回と異なる3つの取り組みを行いました。
その取り組みを紹介いたします。

新しく行った取り組み①　来場者も含めた体験会

第1回の時は、出場者主体で来場者は観客というイベントでしたが、第2回では子ども達の作品を体験できる「体験会」を導入し、出場者、来場者が一緒に楽しめるコンテストにしました。

作品体験会の様子がこちらです。

この作品体験会の良かったところをまとめます。

• 他の子ども達の作品を体験することで、様々なアイデアやプログラミングの記述方法を知る事ができる。
• 子ども同士で質問をし合う機会が生まれるため、コミュニケーションが促進する。
• 子ども達は作成したゲームの操作方法や仕組みなどを来場者にプレゼンする機会が得られ、自分の考えの伝え方を学ぶことができる。

最初、来場者の方々が遠慮してしまうのではないかと心配していた面もあったのですが、積極的に子どもたちに質問してくださり、子どもと大人の笑顔がたくさんあり、体験会は30分設けていましたが、時間を延長しました。

新しく行った取り組み②　出場者が作ったルーレットでプレゼン発表順を決める

プレゼンの発表順番決めにもスクラッチを使ったプログラムを使ってみました！

出場者の一人であるH君が発表順を決めるルーレットをスクラッチで作ってきてくれました。
H君が操作をして、ルーレットを使って発表順を決めたのですが、とても盛り上がりました。

下の写真はH君が作ってきてくれたルーレットで、プレゼン発表順を決めているところです。

新しく行った取り組み③　審査は会場にいる全員による投票方式を採用！

第１回目のコンテストでは、コンテスト実行委員が審査委員を担当しましたが、第２回では「作品体験会」を実施することで来場者と出場者の全員に投票してもらおう！という審査方式を採用しました。
今回は、良かったと思う作品を3つ選んで投票する方式としました。

「体験会」が盛り上がった理由として、最初に3つ選んで投票してもらうことを伝えていたというのもあるようです。

今回は最優秀賞ｘ１、優秀賞ｘ１、入賞ｘ１、参加賞ｘ5の計８人を表彰しました。（つまり全員ですが・・笑）

下の写真は表彰の時の様子です。

最優秀賞の賞品はAmazon ギフトカード 10,000円分でした

第２回相模原小・中学生プログラミングコンテストの最優秀賞は

S君（小学校４年生）

でした！

横スクロール型アクションゲームで、コースには様々ギミックが仕掛けられており、体験会でも盛り上がって何度もプレイする人もいました。
※作品については了承の取れた出場者から随時公開していきます。

相模原市としてもプログラミングの授業を精力的に取り組んでいくそうです

相模原市議会議員の渡部様が前回に引き続き、今回もプログラミングコンテストにお越しくださいました。現在、相模原市では72の公立小学校全てにおいてプログラミングの教育を行っており、これから中学校にも展開する予定との事です。

相模原市においてはプログラミングの授業が学校教育で始まりつつありますが、コンテストのような作品を発表する場が少ないのが現状です。

弊社としてはこれからも相模原市と協力し、第３回、第４回と継続してコンテストを開催していきたいと考えています。

第3回は来年2019年の春休み開催予定！

来場者と出場者のアンケート結果を集計したところ、「第3回のプログラミングコンテストも参加したい」という声が多かったので、早速、第3回の開催準備を進めていくことにしました！

「第3回 相模原小・中学生プログラミングコンテスト」は2019年の春休み開催予定です！

スポンサーも大募集！

第3回のコンテストを行うにあたり、実行委員会ではスポンサーの募集をしています。

相模原市内では、プログラミングの授業を学べる教室は増えてきましたが、まだ規模の大きなコンテンストは開催されていません。
その理由としては、コンテストの開催には時間と費用を要するため、継続する事がとても困難だからです。

「相模原市の子ども達のプログラミング教育を応援したい！」

と考えている企業様、是非一緒に相模原小・中学生プログラミングコンテストを開催してみませんか？

ご興味がある方は、以下のお問い合わせフォームからご連絡をくださいませ！

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