そんな取り組みを可視化し、次の取り組みを明確にするための手法としてKPTという手法があります。

KPTを活用すれば、成功しているプロジェクトはさらに強化され、失敗しそうなプロジェクトであれば改善できるかもしれません。

KPTとは「K：Keep」「P：Problem」「T：Try」の略です。

上図で示したような図を実際にホワイトボードなどに書いて、ディスカッションを行うのが一般的です。現在のプロジェクトの現状を把握し、改善案を出すために用いるために効果を発揮します。

KPTを進める上で最初に行うことは「良かった事を見つけること」です。

現状のプロジェクトの良い点をブレインストーミングで洗い出してみてください。良いと思っている事は人それぞれであることもありますので、私はKPTの会議の場では基本的にはブレインストーミングが良いと思っています。

いろいろと良い取り組みが出てくると思います。

ある程度出揃ったところで、続けるべき取り組みを選んでいきます。ポイントとしては現在進行中のプロジェクトの未来を考えた時に現在の取り組みがより良い効果を発揮するかどうかです。そのような効果が期待できる取り組みを選んでいきます。

良い所を見つけたら、次は悪いところを見つける作業です。

こちらもブレインストーミングで現在の問題点を洗いざらい出していきます。良いところはなかなか見つからないものですが、問題点は数多くあるのではないでしょうか？

その際にはなぜ問題なのか？という理由も明確にしたほうが次のTryを考える上でやりやすくなります。なぜ問題なのか？という意識が会議メンバー間で共有されていないと、Tryを考える共通のベースが崩れてしまいます。

これまでに洗い出された「K：継続すべき良いこと」と「P：改善すべき悪いこと」を元に今度は「T：改善するために試すこと」のアイデアを出していきます。

これまでのKとPの議論の中で、なぜ良いのか？なぜ悪いのか？がそれぞれ明確になっていれば、Tの試すことの方向性は自然と導き出されてくると思います。しかしあがら、確実に問題を解決できる手段を導き出すのは大変な作業です。

ここで大切となってくるのは、KPTで導き出された「次に試す取り組み」をいかに早く実践し、そして再びKPTの場に戻すことができるかです。Tで試したことが、次の会議の場で「K」となるのか「P」となるのかは誰にも分かりません。試してみないと分からないことのほうが実際には多いのです。

インクループでも毎日のように改善案が飛び交っていますが、「良さそうだと思ったらまずは試す」がインクループの方針です。

今回は「KPT」という手法をご紹介させて頂きました。

よくPDCAを回すという表現がビジネスの話では用いられますが、Plan-Do-Check-Actの略で、計画して、実行して、結果を確認して、改善するという手順を継続的に行うというものです。

より良いPDCAを回すために、考え方の一つとして今回のKPTが有効活用できると思います。

悪いところがあったら、どんどん改善し、より良い結果を導きだしていきましょう！

価値ある会議シリーズも良かったら読んでくださいね！

今日はインクループの月例会議でした。そこで思ったのが忙しいながらも会議に参加してくれたメンバーに対する感謝です。

これまでより良い会議の実現を目指して、第3回まで書いてきました。

1. 良い会議と悪い会議とは？
2. 会議時間を可能な限り短くする
3. 会議に対する参加意識を生み出す

第4回は「会議に参加してくれることに感謝する」です。

第3回でも同じようなことを書いていますが、会議で大切なことは参加者のモチベーションの維持です。

会議に参加することが、自分の仕事を進めることと同じくらい重要、またはそれ以上に有益と感じるような会議を開くことができれば、その会社の状況は非常に健全であり、今後伸びることでしょう。

このような有意義な会議を開催していく上で、会議の主催者が常に心がけていなければならないのが「感謝の気持ち」です。

自分が主催する会議に参加してくれているということは、その人の時間を頂いているということです。時間というものは万物に平等に与えれている唯一のものであり、失われた時間を取り戻すことは絶対にできません。

そんな貴重な時間を自分が主催する会議に参加するために使ってくれている、しかもそれが何人もということになると、それだけの人の時間を自分自身のために使ってくれているということになります。

そのように考えると、これまで述べてきたように「会議の時間は短くしなければならない」、「参加していることに意味を感じるような会議にしなければならない」といったことがいかに当たり前のことかは理解できると思います。

会議で良くあるスタイルは上長が中心に座って、その周りを部下が取り囲み、順番に上長に対して報告するスタイルです。上長は部下の報告をまずは黙って聞いて、気になることがあったら指摘するといった流れです。

私はそのような会議は時間の無駄だと考えています。報告内容は上長が事前にすべての資料に目を通し、把握しておくべきです。資料に関しては会議で使用するわけですから、資料は会議が始まるまでに用意するのではなく、最低でも会議の1日前には完成させておく必要があります。

その上で、会議参加者は皆同じように資料に目を通し、報告内容を把握しておく必要があります。そして、会議が始まったら上長が話す第一声はこうあるべきです。

「それでは会議を始めます。今回の報告事項で何か疑問点や改善点などはありますか？」

これが本当の会議です。

会議に参加してくれているメンバーの時間を有効に使いたいからこそ、資料には事前に目を通しておかなければならないという考えが生まれますし、会議の時間を少しでも短くしようとする意識が出てきます。

会議を有意義なものとするための原動力こそが「感謝の心」ではないでしょうか。

参加者全員に感謝することで、最高の会議を行えるようになりたいですね。

ちなみにインクループの月例会議は15分の予定に対して、実際は17分でした。時間通りに終わらせるのは難しいですね。。。
※弊社では会議を始める時にキッチンタイマーで予定時間をセットしています。時間を最初に意識することが重要です。

本日は以上です。

参加することに価値がある会議を作るシリーズも第3回となりました。第1回では良い会議と悪い会議の定義を行い、第2回では会議の無駄を省き短くすることの大切さを説明しました。

第1回：良い会議と悪い会議とは？
第2回：会議時間を可能な限り短くする

今回の第3回のテーマ「会議に対する参加意識を生み出す」です。

これまでの話で「会議には会社の未来の利益を生み出す価値がなければならない」というお話をさせて頂きました。

そのような会議を実施するための必須となる要素が参加者のモチベーションです。

参加者のモチベーションが低い状態ではいくら会議をしても、有益な会議を行うことはできません。熱意で溢れる会議の場だからこそ会社の未来の価値を生み出すことができるのです。

会議のリーダー的な立場にある人は会議中に周りの参加者の表情を見渡してみてください。全員があなたの方向を向いているでしょうか？必死でメモを取っているでしょうか？それともヤル気が感じらない顔をしていたり、寝ていたりしているでしょうか？

もしヤル気が感じられない参加者がいたとします。しかし、悪いのはリーダーのあなたです。その参加者がヤル気がでないような会議を主催しているのはリーダーのあなたなのですから。

例えば、とあるプロジェクトの進捗会議があったとします。通常であれば、リーダーが各担当に進捗を順番に聞き、状況の詳細を質問していくような形式となるでしょう。ですが、この会議形式はとても単調でつまらない会議です。

その理由は会話の方向がリーダーと各担当者間に限定されてしまっていることです。リーダーの頭が良く回る場合、このような会議になりがちです。リーダーが先に気がついて質問するものですから、報告をしている担当者以外の発言の機会が奪われてしまっていることが一つの原因です。

また、このようにリーダーが強力に発言する会議の場合、各担当者はどうしても萎縮しがちです。このようなリーダーによくあるのが押圧的な態度です。間違った事、後ろ向きな報告をしていはいけないという雰囲気をリーダーが作ってしまっているのです。

リーダーは強いリーダーシップを持ち、メンバー全員をゴールを目指して先導していかなければなりません。ですが、このリーダーシップが押圧的なものではいけません。リーダーが後ろから無理やり押してゴールするというのではなく、真のリーダーシップとは全員のヤル気を最大限に引き出し、全員が自身の力でゴールすることを後押しすることだと私は考えています。

つまり、会議の場におけるリーダーの仕事とは会議参加者全員が自分の担当を越えて、他の内容にも興味を持ち、そして疑問に思ったことを素直に発言することができる会議の雰囲気を作ることです。

全員が参加者意識を持ち、会議の場で活発な議論を交わす、これこそ会議をする意味があるというものです。個別の進捗が聞きたいなら個々に話を聞いて回り、進捗をまとめた資料でも作って回覧すればいいだけです。

リーダーの会議における役割は全員が発言したいと考える雰囲気を作り出すことの重要性を述べました。

しかしながら、一体どうすればそのような雰囲気を作り出すことができるのでしょうか？これはとても難しい課題です。すぐに達成できるような方法はありませんが、方法は一つしかありません。コミュニケーションです。

プロジェクトのメンバー全員と円滑なコミュニケーションを取り、リーダーとして認めてもらい、そしてリーダーとして信頼されることです。この人の前なら自分をさらけ出しても大丈夫だと思ってもらえるようになることです。そうして得た信頼関係があるからこそ、会議の場で誰もが会議に参加してもいいんだ！という雰囲気を作ることができるのです。

このコミュニケーションを勘違いしている人がいたのですが、リーダーが一方的に話をしているだけなのにコミュニケーションを取った気分になっているリーダーがいました。これはコミュニケーションではありません。リーダーとしてのコミュニケーションとは相手の話を引き出すことです。相手の事を知り、相手の考え方を引き出す、これができるかどうかがリーダーの資質です。

人はついつい自分のことを話してしまいがちです。ですが、リーダーたる者、自分を支えてくれるメンバーの気持ち、考え方、能力などを十分に理解し、その上で計画を立てるのがリーダーではないでしょうか。自分勝手な計画を立てるから、プロジェクトがうまく進捗せず、その結果として会議は遅れを責めるような内容ばかりとなり、会議が嫌なものになっていくのではないでしょうか。

会議の責任者はリーダーです。ですから、会議の中身が無いのも、会議に意味がないと感じる参加者がいるのも全てリーダーの責任です。リーダーがダメだから会議もダメになっているのです。

• リーダーは会議を充実したものにする責任があります。
• リーダーはメンバー全員に充実した仕事ができるような環境を提供する責任があります。
• リーダーは仕事を通してメンバー全員を育てていく責任があります。

今回は私が理想とし、目指しているリーダーの側面の一つを今回書いてみました。これだけがリーダーの仕事ではありませんが、リーダーとして達成しなければならない非常に重要な課題だと思っています。

そしてそのようなリーダーでなければ、会議の成功はないと考えています。

本日は以上です。

「毎日、ブログを書く！」と社内で決まってから満1ヶ月が経過しました。月間10万アクセスが最初の目標であり、次の目標は月間100万アクセスです。私たち、インクループのメンバー全員で必ず達成する目標として共有しています。

さて、「参加することに価値がある会議を作る」シリーズなので、話題をそちらに戻しまして、今回は第2回のテーマ「会議時間を可能な限り短くする」です。

第1回の考察として、会議を面倒に感じる理由として「会議の時間と自分が仕事に取り組む時間を比較した場合、自分が仕事をしている方が価値を感じる」という要素を挙げました。

つまり、会議を面倒だと感じる大きな要因は「時間の浪費と感じること」であると言えます。

では、会議の時間がわずか5分で終わる会議であればいかがでしょうか？時間の浪費だと感じる割合は大きく下がるはずです。わずか5分の会議を面倒だと感じるというのであれば、会議の質が相当悪い、またはその社員のモチベーションの問題でしょう。

ここで一つの結論が出ました。

会議は可能な限り短くすべきだということです。

まず会議を開く前に考えるべきことは「会議をなぜ開くのか？」です。会議とは有限である時間を使うものであり、また会議参加者の時間まで使ってしまうという恐ろしく自己中心的な行為であるという認識をまず持つべきだと考えています。

他人の時間を使ってまで実施しなければならない会議、それはどんな会議でしょうか？

以下の様な点に注意して、いずれかに該当するのであれば会議を開く理由があると言えます。

1. 単独では決められない要素を含む問題や課題を解決しなければならない
2. 共有すべき情報があり、それは直接説明をしなければ伝えることが困難である
3. 共有すべき情報を会議内で報告したほうが効率的で効果的に情報を伝達することができる

これらに該当するのであれば、会議を開く理由となりますが、会議の質に関して、別途守るべき要素があります。

先にも述べたように会議とは他人の時間を使ってまで実施しなければならない理由が必要です。

ですから、会議の内容は限りなくスリム化されたものでなければなりません。会議の場でなければできないことだけを会議内では実施し、会議の場でなくてもできることは会議外で実施すべきです。例えば、以下の様なことを会議内でしていませんか？

• 会議内で使用する資料を朗読している
• 会議の内容を最初から説明している

実際の会議の場ではよくあることだと思いますが、これは完全に時間の無駄です。会議の参加者には事前に資料を配布し、参加者全員が事前に全て内容に目を通しておくべきです。それが本来あるべき会議の姿です。

会議に来てから資料に目を通し始めるという参加者がいるようでしたら、その人間は会議から外してもいいでしょう。事前に目を通しておけば、会議が始まるまでに質問できるような単純な質問が会議内で行われる可能性があります。その質問に要した時間を会議参加者全員のコストに置き直してみると良いでしょう。その質問にそれだけの価値があるでしょうか。

つまり、会議とは予め資料に目を通して、事前に疑問などは払拭された状態で、会議の場でなければできないことだけを実施する場であると言えます。

会議にもコストがかかっているという意識を常に持たなければなりません。

※出典「100円ショップ日記」

効率的な会議を実施する方法は会議の時間を決めてしまうことです。

毎朝の朝礼は5分、週次ミーティングは30分、月次ミーティングは1時間のようにです。それ以上は相当な理由がない限りは延長することはできないというルール作りをしてしまうのです。決められた時間内で会議を終了させることができなければ、ペナルティを感じてしまうほどに厳しく徹底すべきルールとします。

そのような意識付けを行うことで、今回の会議は◯◯分で終わらせなければいけない！という意識が働くようになります。そのようになればどのようにすれば効率的、効果的な会議を実施できるのか？ということを検討するようになります。

会議を早く終わらせるためには事前に資料の配布が必要だし、その資料はしっかりとしたものでなければならない、また会議内で決定事項があるのであれば事前調整も必要など、会議をスリム化する要素が見えてくると思います。

インクループでは会議を行う時にはキッチンタイマーを使用しています。今回の会議は◯◯分で終わらせるというのを事前に決めてから会議に取り組んでいます。急遽実施する打ち合わせであっても、事前に時間を決めてから実施しています。ちなみに朝礼は3分と決まっています。共有すべき情報を3分以内で終わらせるためには全員で話す必要がない個別案件は後で説明するように切り替えるなど、その場で実施すべき内容かどうかを即座に判断する能力が身に付きます。

まとめです。

会議とは投資でなければならないと認識すべきです。投資であるからには、将来的な利益を生み出すものでなければなりません。たかが会議に大げさな・・・って思われた方もいらっしゃるかもしれませんが、会議とは本来そうあるべきです。利益を生み出す可能性がない会議、それは何ために行われているものなのでしょうか？

その会議がスケジュール確認の場だとしても、正しく実施されているのであれば、それは将来的な利益の要因です。スケジュールが遅れるということは損失ですからね。

会議参加者全員がこの会議には価値があると感じてくれているだろうか？という課題を会議の度に意識していくことが、その会議が本当に価値を生み出す会議となるための第一歩だと思います。

私自身も頭では会議とは本来こうあるべきだということは分かっているのですが、なかなか価値のある会議を実施するには至っていません。毎日が反省であり、日々改善です。頑張って価値ある会議を開催したいですね！

本日は以上です。

今週から新シリーズ「参加することに価値を感じる会議づくり」を始めることになりました。

参加者の大多数は「また会議かよー。あー、面倒くせー」って思っている会議。会議は本来、開催する必要があるから会議をするわけであって、不要なら会議を開催する必要はないはずです。にも関わらず、参加者が面倒、不要だと感じているのはなぜか？

そんな視点から「参加することに価値を感じる会議」とはどういう会議なのか？ということを突き詰めて考えてみたいと私自身が思ったので、今回このシリーズを企画しました。

価値ある会議にどこまで近づけるかどうかは現時点では分かりませんが、全5回でまとめてみたいと思います！（増えるかもｗ）

1. 良い会議と悪い会議とは？
2. 会議時間を可能な限り短くする
3. 会議に対する参加意識を生み出す
4. 会議に参加してくれることに感謝する
5. 会議を会社の資産を生み出す場とする

本などであるような一般的な視点ではなく、あくまで私自身の経験を元に価値ある会議について独自の視点で掘り下げた内容となっています。いろいろとご意見を頂けると幸いです。どうぞ宜しくお願い致します。

一週間の内、何回会議はありますか？

週に1回開催される部署、課、係、チーム単位の会議、月に一回開催される事業部単位の会議、四半期毎に開催される会社全体の会議など、会社の規模にもよりますが、会議(=ミーティング）が全くないという会社はないと思います。

会議に参加するということは現在進行中の作業を中断して、会議に参加するということになります。つまり、会議のために自分自身の作業時間を削らなければならず、「会議がなければ作業がもっと進むのに。。」という意識が働くため会議に参加することを面倒に感じてしまうというのが第一の原因として考えられます。

時間は1日に24時間しかなく、さらに実際に仕事をしている時間は基本的には8時間。残業を入れたとしても一般的には10時間～12時間程度が1日に仕事に使える時間となります。この限られた時間の中でいかに効率的に仕事を終わらせていくのかということを考えながら作業に取り組んでいるところに、ほぼ強制的に割り込んでくる会議の時間を考えると、会議が無駄扱いされる理由も分かりますよね。

という視点から考えると、悪い会議は以下のようにまとめて表現できるのではないでしょうか？

会議の時間と同じ時間を使って進められる仕事の価値と会議そのものの価値を比較した時に前者のほうに価値がある

この価値とは何なのか？人それぞれ価値は異なりますが、価値が感じられない会議を思いつく限り挙げてみました。

1. 何のために会議をしているのか参加者がよく分からない会議（=時間の浪費）
2. 聞いているだけで特に発言する機会がない会議（=ワンマンリーダー）
3. 事前に用意している資料を読むだけの、単なる進捗報告（＝資料は事前に読むもの）
4. やたら時間だけが長い会議（＝コスト意識の無さ）
5. 特に伝えることが無くても、毎週しているからという理由だけで開催される会議（＝ルーティンワーク脳）
6. 何を報告しても否定されるリーダーが開催する会議（＝自分大好きリーダー）
7. 結論が出ない会議（＝時間の無駄）
8. スケジュールが遅延した時に責任を個人に押し付けるだけの会議（＝リーダーの役割を理解していないリーダー）
9. 誰も喋らない無言の時間がやたらとある会議（=当事者意識の希薄）
10. リーダーの段取りが悪い会議（＝リーダーとしての自覚が不足）

などなど、他にもいろいろとあると思います。

これらの要素が参加者にとって価値がないと思わせる原因です。ということは良い会議はこれらを反面要素として捉え、改善していけば、実現することができるということです。

これらの3つの要素を達成するためにはリーダーの資質が最も重要となります。

それは人間として尊敬できるリーダーであることです。どんなに仕事ができても人間として尊敬できなければ、誰も付いてきてくれません。ましてやチームをまとめることなんてできるものではありません。

次回からは具体的な取り組みについて、インクループにおける実例も踏まえながら考え方をご紹介できればと考えております。

このシリーズが会議のあり方で悩んでいる方にとって少しでもお力となっているのであれば幸いです。
どうぞ宜しくお願い致します。