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こんにちは。
火曜日ブログ担当の田中です。

とても久しぶりな感じですね。
ゴールデンウィークはいかがでしたか?

いい天気が続いていたので、外出された方もきっと多いのでは。

今日は、Excelのドロップダウンリストの使い方です。
家計簿や何かの一覧表など、意外と知っていると役立つ機能です。

 

ドロップダウンリストって何?

見た方が早いと思いますので下記の画像をご参考にどうぞ。

プルダウン(「▼」のボタン)をクリックする事で、事前に登録してある項目を選択する事ができる機能です。

「なぁんだ。事前に文言を登録するだけ?」と思った方。

このドロップダウンリストの使い道はこれだけではありませんよ!!

ドロップダウンから選ばず、手入力もできるのですが、手入力をした文言に対し、

エラーチェックもしてくれます。

このリストを使う時は、多くの場面でフィルター機能を使うと思います。
「外食、がいしょく、がい食」こちらでは同じ意味で登録したつもりでも、Excel上では別物として認識されます。
事前にエラーチェックをしてくれる事で入力ミスを減らす事にもつながります。

では、そのドロップダウンリストの使い方ですが、

大きく2つあります。

  • リストを直接入力する方法
  • リストのデータを別セル、別シートから参照する方法

今回はその2つの設定方法をご紹介していきます。

 

ドロップダウンリスト(直接入力)

直接入力をする場合は、簡易的なものがおすすめです。
例えば「男性、女性、その他」や「正社員、派遣社員、パート、アルバイト」などの様に、
リストにする項目が少ないものは直接入力の方が使いやすいと思います。

ではここから設定の手順を記載していきます。

手順1:ドロップダウンリストを出したいセルを選択する

手順2:データの入力規則をクリックする

データタブを選択し、「データの入力規則」を選択します。

更に項目が出てきますので、ここでも「データの入力規則」を選択します。

手順3:入力値の種類にてリストを選択する。

手順5:ドロップダウン表示したい文言の入力

元の値にドロップダウンリストに表示させたい文言を入力します。
区切る時は「,」(カンマ)を使います。

句読点ですと、区切られないので注意です。

※「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っていると思いますが、このチェックは外さない様に!
ドロップダウンが表示されなくなってしまいます。

入力が終わりましたら、OKボタンを押して完了です。
ドロップダウンリストから選択できるようになりました。

 

ドロップダウンリスト(データ参照)

こちらはデータ参照の場合です。
直接入力の場合、下図のように入力欄がかなり狭いです。

入力できないわけではないですが、リストに何があるのかわかりづらかったりして、管理しづらいです。
そして、「順番を入れ替えたい」といった場合も、非常にめんどくさいです。

リストにする項目が多いものは参照する方法が使い勝手がいいと思います。

ではここから設定の手順を記載していきます。

手順1:ドロップダウンリストで表示したい文言の入力

ここは直接入力とは違い、参照の場合は先に「ドロップダウンリスト」で表示したい文言を入力していきます。
1つのセルに1つの項目で入力をしていきます。

下図は参考です。

同じシートには作りたくない場合は、別のシートに記載してもOKです。

手順2:ドロップダウンリストを出したいセルを選択する

ここからは直接入力と同じになります。

手順3:データの入力規則をクリックする

データタブを選択し、「データの入力規則」を選択します。

更に項目が出てきますので、ここでも「データの入力規則」を選択します。

手順4:入力値の種類にてリストを選択する。

手順5:ドロップダウンリストで表示したい文言の参照

ここは直接入力と操作が若干異なりますが、考え方は同じなので、難しくはありません。

今回の場合は、項目を予め入力していたので、その場所を指定してあげるだけです。

選択できましたらOKボタンをクリックし完了です。
こちらもドロップダウンリストから選択できるようになりました。

 

 

いかがでしたでしょうか。
条件付き書式と同様に便利な機能の一つですので、是非活用してみて下さい。

Thank you for reading my blog.
See you next time.
Have a nice day!

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田中 優樹

田中 優樹

価値あるコンテンツ制作部インクループ株式会社
助成金、社内事務、イベント運営と、製作部隊ではなく裏方作業担当の田中です(^^♪ 助成金は「自分達で調べ申請する」シリーズで作成しています。 やりたい事色々。相模原を盛り上げたい!世界と日本をつなぎたい!!以上!!

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