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こんにちは。三宅です。

参加することに価値がある会議を作るシリーズも第3回となりました。第1回では良い会議と悪い会議の定義を行い、第2回では会議の無駄を省き短くすることの大切さを説明しました。

第1回:良い会議と悪い会議とは?
第2回:会議時間を可能な限り短くする

今回の第3回のテーマ「会議に対する参加意識を生み出す」です。

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参加者が会議に参加していることに意味を感じていないような会議は見直しが必要です

これまでの話で「会議には会社の未来の利益を生み出す価値がなければならない」というお話をさせて頂きました。

そのような会議を実施するための必須となる要素が参加者のモチベーションです。

参加者のモチベーションが低い状態ではいくら会議をしても、有益な会議を行うことはできません。熱意で溢れる会議の場だからこそ会社の未来の価値を生み出すことができるのです。

会議のリーダー的な立場にある人は会議中に周りの参加者の表情を見渡してみてください。全員があなたの方向を向いているでしょうか?必死でメモを取っているでしょうか?それともヤル気が感じらない顔をしていたり、寝ていたりしているでしょうか?

もしヤル気が感じられない参加者がいたとします。しかし、悪いのはリーダーのあなたです。その参加者がヤル気がでないような会議を主催しているのはリーダーのあなたなのですから。

全員が参加してもいいんだ!と思うような会議の雰囲気作りをするのがリーダーの仕事です

例えば、とあるプロジェクトの進捗会議があったとします。通常であれば、リーダーが各担当に進捗を順番に聞き、状況の詳細を質問していくような形式となるでしょう。ですが、この会議形式はとても単調でつまらない会議です。

その理由は会話の方向がリーダーと各担当者間に限定されてしまっていることです。リーダーの頭が良く回る場合、このような会議になりがちです。リーダーが先に気がついて質問するものですから、報告をしている担当者以外の発言の機会が奪われてしまっていることが一つの原因です。

また、このようにリーダーが強力に発言する会議の場合、各担当者はどうしても萎縮しがちです。このようなリーダーによくあるのが押圧的な態度です。間違った事、後ろ向きな報告をしていはいけないという雰囲気をリーダーが作ってしまっているのです。

リーダーは強いリーダーシップを持ち、メンバー全員をゴールを目指して先導していかなければなりません。ですが、このリーダーシップが押圧的なものではいけません。リーダーが後ろから無理やり押してゴールするというのではなく、真のリーダーシップとは全員のヤル気を最大限に引き出し、全員が自身の力でゴールすることを後押しすることだと私は考えています。

つまり、会議の場におけるリーダーの仕事とは会議参加者全員が自分の担当を越えて、他の内容にも興味を持ち、そして疑問に思ったことを素直に発言することができる会議の雰囲気を作ることです。

全員が参加者意識を持ち、会議の場で活発な議論を交わす、これこそ会議をする意味があるというものです。個別の進捗が聞きたいなら個々に話を聞いて回り、進捗をまとめた資料でも作って回覧すればいいだけです。

どうやって全員が発言できるような雰囲気を作ればいいのか?

リーダーの会議における役割は全員が発言したいと考える雰囲気を作り出すことの重要性を述べました。

しかしながら、一体どうすればそのような雰囲気を作り出すことができるのでしょうか?これはとても難しい課題です。すぐに達成できるような方法はありませんが、方法は一つしかありません。コミュニケーションです。

プロジェクトのメンバー全員と円滑なコミュニケーションを取り、リーダーとして認めてもらい、そしてリーダーとして信頼されることです。この人の前なら自分をさらけ出しても大丈夫だと思ってもらえるようになることです。そうして得た信頼関係があるからこそ、会議の場で誰もが会議に参加してもいいんだ!という雰囲気を作ることができるのです。

このコミュニケーションを勘違いしている人がいたのですが、リーダーが一方的に話をしているだけなのにコミュニケーションを取った気分になっているリーダーがいました。これはコミュニケーションではありません。リーダーとしてのコミュニケーションとは相手の話を引き出すことです。相手の事を知り、相手の考え方を引き出す、これができるかどうかがリーダーの資質です。

人はついつい自分のことを話してしまいがちです。ですが、リーダーたる者、自分を支えてくれるメンバーの気持ち、考え方、能力などを十分に理解し、その上で計画を立てるのがリーダーではないでしょうか。自分勝手な計画を立てるから、プロジェクトがうまく進捗せず、その結果として会議は遅れを責めるような内容ばかりとなり、会議が嫌なものになっていくのではないでしょうか。

リーダー論になってしまいましたが、会議の成功の条件はリーダー次第だということです

会議の責任者はリーダーです。ですから、会議の中身が無いのも、会議に意味がないと感じる参加者がいるのも全てリーダーの責任です。リーダーがダメだから会議もダメになっているのです。

  • リーダーは会議を充実したものにする責任があります。
  • リーダーはメンバー全員に充実した仕事ができるような環境を提供する責任があります。
  • リーダーは仕事を通してメンバー全員を育てていく責任があります。

今回は私が理想とし、目指しているリーダーの側面の一つを今回書いてみました。これだけがリーダーの仕事ではありませんが、リーダーとして達成しなければならない非常に重要な課題だと思っています。

そしてそのようなリーダーでなければ、会議の成功はないと考えています。

本日は以上です。

この記事であなたの課題を解決することができましたか?

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三宅 崇之

三宅 崇之

取締役/ストックマーケティング事業部長インクループ株式会社
研究大好き。WEBサイトを通し集積したデータを分析することで、現状を正確に把握し、次の一手を生み出すことを目的としたマーケティングを実行し、より良い企画・計画を提案することを得意としています。

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