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こんにちは、唐澤です。

「紙の契約書が手元にあり、一部を変更した別の新しい契約書を作りたい。」

急にお客様から相談の電話。

それならインクループにお任せください!ということで、紙の契約書をお預かりしてからものの1時間ほどの作業でWord文書へ起こすことができました。
ページ数は15ページ程度あり、文字数はなんと1万3千文字!!そこそこの分量です。
いくらタイピングに自信があるとはいえ、これを手入力していては日が暮れてしまいます。

今回はOCR機能を活用して、入力をコンピュータに任せてしまうことで、短時間での作業が可能となりました。

OCR機能とは?

光学式文字読取装置。手書き文字や印字された文字を光学的に読み取り、前もって記憶されたパターンとの照合により文字を特定し、文字データを入力する装置。

スキャナで読み取った画像から文字を識別して文書に変換するOCRソフトもある。

IT用語辞典 e-Wordsより
参考URL:http://e-words.jp/w/OCR.html

OCRがあれば、画像の中の文字を認識して、テキストデータにしてくれます。

紙の契約書をスキャナで読み取ると、画像データにすることができます。

OCRはその画像データの中の文字を自動認識してテキストデータにしてくれますので、大量の文字を入力する手間が省けてとても便利というわけです。

今回、使用したのはドキュメントスキャナ

canon-scan

← 今回使用した機器はこちら

キヤノン ドキュメントスキャナー DR-C225W

契約書をセットしたらボタンを押すだけで、スキャンが完了!
PDFファイルを生成してくれます。

こちらの機種にはOCR機能が搭載されていますので、PDFファイルの生成と同時にテキストデータまで出来上がっております。

できあがったPDFファイルを開いた状態が下図ですが、

テキスト部分をドラッグすると・・・

テキストが青く反転します。これは、テキストが選択できているということです。

全てのテキストをコピーして、Word文書に貼り付ければ、一気に入力が完了します。

とっても楽です。

text-sentaku

誤字を必ずチェック!

OCR機能はとても便利ですが、文字の認識精度は完ぺきではありません。

必ず確認をして、誤字があれば修正をします。

今回は「第者」を「第者」と誤認識していたり、「わたて」を「わたて」と誤認識していたり、いろいろありました。。。

お気軽にご相談ください

同じようにお困りの方がいらっしゃいましたら、ぜひお気軽にご相談ください。

書類を郵送いただくか、スマホで撮影した画像データを送付いただければ、それでも対応できるかも知れません。

費用も、3時間以上、悩まれているなら、ご依頼いただいた方がおそらく安いです。

もちろん、下図のようにWordで契約書としての体裁を整えたうえで、ご納品いたします。

keiyakusho-sample

お客様には「不毛な作業」から解放され「クリエイティブな仕事」に時間を使っていただきたい。
そう願っております。

tel-fax

インクループは、皆様のお役に立ちます!

お客様の笑顔を作り、その輪がどんどん広がる!

そんな会社を目指しています。

些細なことでも、お気軽にご相談ください。

この記事であなたの課題を解決することができましたか?

疑問点があったり、解決できなかったことがありましたら、お気軽にご相談してください。

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唐澤 章三

唐澤 章三

代表取締役インクループ株式会社
弊社代表。UXデザインの講師を専門学校で務めており、心理学に基づくデザインを実践している。実家が焼肉屋ということもあり、幼い頃からの経験に基づく顧客心理を活用した広告展開、運用を得意とする。

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