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こんにちは、唐澤です。

「紙の契約書が手元にあり、一部を変更した別の新しい契約書を作りたい。」

急にお客様から相談の電話。

それならインクループにお任せください!ということで、紙の契約書をお預かりしてからものの1時間ほどの作業でWord文書へ起こすことができました。
ページ数は15ページ程度あり、文字数はなんと1万3千文字!!そこそこの分量です。
いくらタイピングに自信があるとはいえ、これを手入力していては日が暮れてしまいます。

今回はOCR機能を活用して、入力をコンピュータに任せてしまうことで、短時間での作業が可能となりました。

OCR機能とは?

光学式文字読取装置。手書き文字や印字された文字を光学的に読み取り、前もって記憶されたパターンとの照合により文字を特定し、文字データを入力する装置。

スキャナで読み取った画像から文字を識別して文書に変換するOCRソフトもある。

IT用語辞典 e-Wordsより
参考URL:http://e-words.jp/w/OCR.html

OCRがあれば、画像の中の文字を認識して、テキストデータにしてくれます。

紙の契約書をスキャナで読み取ると、画像データにすることができます。

OCRはその画像データの中の文字を自動認識してテキストデータにしてくれますので、大量の文字を入力する手間が省けてとても便利というわけです。

今回、使用したのはドキュメントスキャナ

canon-scan

← 今回使用した機器はこちら

キヤノン ドキュメントスキャナー DR-C225W

契約書をセットしたらボタンを押すだけで、スキャンが完了!
PDFファイルを生成してくれます。

こちらの機種にはOCR機能が搭載されていますので、PDFファイルの生成と同時にテキストデータまで出来上がっております。

できあがったPDFファイルを開いた状態が下図ですが、

テキスト部分をドラッグすると・・・

テキストが青く反転します。これは、テキストが選択できているということです。

全てのテキストをコピーして、Word文書に貼り付ければ、一気に入力が完了します。

とっても楽です。

text-sentaku

誤字を必ずチェック!

OCR機能はとても便利ですが、文字の認識精度は完ぺきではありません。

必ず確認をして、誤字があれば修正をします。

今回は「第者」を「第者」と誤認識していたり、「わたて」を「わたて」と誤認識していたり、いろいろありました。。。

お気軽にご相談ください

同じようにお困りの方がいらっしゃいましたら、ぜひお気軽にご相談ください。

書類を郵送いただくか、スマホで撮影した画像データを送付いただければ、お見積りを作成することができます。

費用に関しましても文字だけではなく、表や数式などが入ってくると確認作業も含めると正確にWord化するためには実際には膨大な時間がかかってしまいますので、社内でそのような作業をするくらいであれば、外注として弊社にご依頼いただいたほうが確実性、正確性の面においてコストパフォーマンスが良くなります。

社員さんには将来に繋がる仕事をしていただき、我々がそのためのお手伝いをさせていただければと思います。

もちろん、下図のようにWordで契約書としての体裁を整えたうえで、ご納品いたします。

keiyakusho-sample

お客様には「不毛な作業」から解放され「クリエイティブな仕事」に時間を使っていただきたい。
そう願っております。

※今回の紙の契約書のWord化は文字だけの文書であり、誤認識も少なかったことから1時間で完了させることができました。
※表、図、数式などが含まれる文書などの場合はこの通りの時間で完了することはできませんので予めご了承ください。

 

tel-fax

インクループは、皆様のお役に立ちます!

お客様の笑顔を作り、その輪がどんどん広がる!

そんな会社を目指しています。

些細なことでも、お気軽にご相談ください。

この記事であなたの課題を解決することができましたか?

疑問点があったり、解決できなかったことがありましたら、お気軽にご相談してください。

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唐澤 章三

唐澤 章三

代表取締役インクループ株式会社
パソコン教室担当。UXデザインの講師として専門学校でも活躍。心理学に基づくデザインを実践している。実家が焼肉屋ということもあり、幼い頃からの経験に基づく顧客心理を活用した広告展開、運用が得意。

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