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こんにちは。三宅です。

今週から新シリーズ「参加することに価値を感じる会議づくり」を始めることになりました。

参加者の大多数は「また会議かよー。あー、面倒くせー」って思っている会議。会議は本来、開催する必要があるから会議をするわけであって、不要なら会議を開催する必要はないはずです。にも関わらず、参加者が面倒、不要だと感じているのはなぜか?

そんな視点から「参加することに価値を感じる会議」とはどういう会議なのか?ということを突き詰めて考えてみたいと私自身が思ったので、今回このシリーズを企画しました。

価値ある会議にどこまで近づけるかどうかは現時点では分かりませんが、全5回でまとめてみたいと思います!(増えるかもw)

  1. 良い会議と悪い会議とは?
  2. 会議時間を可能な限り短くする
  3. 会議に対する参加意識を生み出す
  4. 会議に参加してくれることに感謝する
  5. 会議を会社の資産を生み出す場とする

本などであるような一般的な視点ではなく、あくまで私自身の経験を元に価値ある会議について独自の視点で掘り下げた内容となっています。いろいろとご意見を頂けると幸いです。どうぞ宜しくお願い致します。

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なぜ会議を面倒だと思ってしまうのか?という視点から「悪い会議」について定義してみる

一週間の内、何回会議はありますか?

週に1回開催される部署、課、係、チーム単位の会議、月に一回開催される事業部単位の会議、四半期毎に開催される会社全体の会議など、会社の規模にもよりますが、会議(=ミーティング)が全くないという会社はないと思います。

会議に参加するということは現在進行中の作業を中断して、会議に参加するということになります。つまり、会議のために自分自身の作業時間を削らなければならず、「会議がなければ作業がもっと進むのに。。」という意識が働くため会議に参加することを面倒に感じてしまうというのが第一の原因として考えられます。

時間は1日に24時間しかなく、さらに実際に仕事をしている時間は基本的には8時間。残業を入れたとしても一般的には10時間~12時間程度が1日に仕事に使える時間となります。この限られた時間の中でいかに効率的に仕事を終わらせていくのかということを考えながら作業に取り組んでいるところに、ほぼ強制的に割り込んでくる会議の時間を考えると、会議が無駄扱いされる理由も分かりますよね。

という視点から考えると、悪い会議は以下のようにまとめて表現できるのではないでしょうか?

会議の時間と同じ時間を使って進められる仕事の価値と会議そのものの価値を比較した時に前者のほうに価値がある

悪い会議の例を思いつく限り挙げてみる

この価値とは何なのか?人それぞれ価値は異なりますが、価値が感じられない会議を思いつく限り挙げてみました。

  1. 何のために会議をしているのか参加者がよく分からない会議(=時間の浪費)
  2. 聞いているだけで特に発言する機会がない会議(=ワンマンリーダー)
  3. 事前に用意している資料を読むだけの、単なる進捗報告(=資料は事前に読むもの)
  4. やたら時間だけが長い会議(=コスト意識の無さ)
  5. 特に伝えることが無くても、毎週しているからという理由だけで開催される会議(=ルーティンワーク脳)
  6. 何を報告しても否定されるリーダーが開催する会議(=自分大好きリーダー)
  7. 結論が出ない会議(=時間の無駄)
  8. スケジュールが遅延した時に責任を個人に押し付けるだけの会議(=リーダーの役割を理解していないリーダー)
  9. 誰も喋らない無言の時間がやたらとある会議(=当事者意識の希薄)
  10. リーダーの段取りが悪い会議(=リーダーとしての自覚が不足)

などなど、他にもいろいろとあると思います。

これらの要素が参加者にとって価値がないと思わせる原因です。ということは良い会議はこれらを反面要素として捉え、改善していけば、実現することができるということです。

会議参加者全員で会議を行う意味を共有し、会議を会社の資産を生み出す時間にすることを目標にする

私は、先に挙げた悪い会議を良くする方法は以下の3つの要素に集約することができると思っています。
  1. 会議時間を可能な限り短くする
  2. 会議に対する参加意識を生み出す
  3. 会議に参加してくれることに敬意する
まずリーダーがこれらの要素を達成すべく注力し、そしてその考え方を紐解きながら会議参加者に伝え、その考え方を会議参加者全員で共有することができれば、会議が本来あるべき理想的な目標「会議を会社の資産を生み出す場とする」を達成することができるのではないかと考えました。
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会議が会社の資産を生み出す場にできるかどうかがリーダーの責務

これらの3つの要素を達成するためにはリーダーの資質が最も重要となります。

それは人間として尊敬できるリーダーであることです。どんなに仕事ができても人間として尊敬できなければ、誰も付いてきてくれません。ましてやチームをまとめることなんてできるものではありません。

次回からは具体的な取り組みについて、インクループにおける実例も踏まえながら考え方をご紹介できればと考えております。

このシリーズが会議のあり方で悩んでいる方にとって少しでもお力となっているのであれば幸いです。
どうぞ宜しくお願い致します。

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三宅 崇之

三宅 崇之

取締役/ストックマーケティング事業部長インクループ株式会社
研究大好き。WEBサイトを通し集積したデータを分析することで、現状を正確に把握し、次の一手を生み出すことを目的としたマーケティングを実行し、より良い企画・計画を提案することを得意としています。

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