今日はインクループの月例会議でした。そこで思ったのが忙しいながらも会議に参加してくれたメンバーに対する感謝です。

これまでより良い会議の実現を目指して、第3回まで書いてきました。

1. 良い会議と悪い会議とは？
2. 会議時間を可能な限り短くする
3. 会議に対する参加意識を生み出す

第4回は「会議に参加してくれることに感謝する」です。

第3回でも同じようなことを書いていますが、会議で大切なことは参加者のモチベーションの維持です。

会議に参加することが、自分の仕事を進めることと同じくらい重要、またはそれ以上に有益と感じるような会議を開くことができれば、その会社の状況は非常に健全であり、今後伸びることでしょう。

このような有意義な会議を開催していく上で、会議の主催者が常に心がけていなければならないのが「感謝の気持ち」です。

自分が主催する会議に参加してくれているということは、その人の時間を頂いているということです。時間というものは万物に平等に与えれている唯一のものであり、失われた時間を取り戻すことは絶対にできません。

そんな貴重な時間を自分が主催する会議に参加するために使ってくれている、しかもそれが何人もということになると、それだけの人の時間を自分自身のために使ってくれているということになります。

そのように考えると、これまで述べてきたように「会議の時間は短くしなければならない」、「参加していることに意味を感じるような会議にしなければならない」といったことがいかに当たり前のことかは理解できると思います。

会議で良くあるスタイルは上長が中心に座って、その周りを部下が取り囲み、順番に上長に対して報告するスタイルです。上長は部下の報告をまずは黙って聞いて、気になることがあったら指摘するといった流れです。

私はそのような会議は時間の無駄だと考えています。報告内容は上長が事前にすべての資料に目を通し、把握しておくべきです。資料に関しては会議で使用するわけですから、資料は会議が始まるまでに用意するのではなく、最低でも会議の1日前には完成させておく必要があります。

その上で、会議参加者は皆同じように資料に目を通し、報告内容を把握しておく必要があります。そして、会議が始まったら上長が話す第一声はこうあるべきです。

「それでは会議を始めます。今回の報告事項で何か疑問点や改善点などはありますか？」

これが本当の会議です。

会議に参加してくれているメンバーの時間を有効に使いたいからこそ、資料には事前に目を通しておかなければならないという考えが生まれますし、会議の時間を少しでも短くしようとする意識が出てきます。

会議を有意義なものとするための原動力こそが「感謝の心」ではないでしょうか。

参加者全員に感謝することで、最高の会議を行えるようになりたいですね。

ちなみにインクループの月例会議は15分の予定に対して、実際は17分でした。時間通りに終わらせるのは難しいですね。。。
※弊社では会議を始める時にキッチンタイマーで予定時間をセットしています。時間を最初に意識することが重要です。

本日は以上です。